Библиотека управления

От учета к управлению персоналом с помощью ИТ

Владимир Авсеев главный конструктор проекта БОСС-Кадровик, компания АйТи (Москва)

Оглавление журнала

В последние два года сформировался рынок систем учета персонала, а в ближайшее время ожидается бум в области систем управления персоналом.

Для большинства отечественных руководителей очевидно, что эффективность управления зависит от наличия полноценной и оперативной информации о жизнедеятельности фирмы. Поэтому несколько лет назад отечественные компании дружно взялись за автоматизацию финансовой и логистической деятельности, следующим этапом стало массовое внедрение систем управления производством или соответствующих модулей ERP-систем (интегрированных систем управления предприятием).

Сегодня наибольший интерес проявляется к системам управления взаимоотношениями с клиентами и системам управления персоналом. Сразу оговоримся, что системы управления персоналом включают и возможность расчета заработной платы, так как большинство мотивационных схем либо полностью, либо частично строится именно на управлении заработной платой.

Все имеющиеся в России автоматизированные системы управления персоналом можно условно разделить на три группы. К первой можно отнести продукты зарубежных компаний; чаще всего это модули известных ERP-систем. Вторая группа — российские системы, которые изначально разрабатывались как системы управления персоналом. К третьей группе можно отнести отечественные программные продукты, выросшие из бухгалтерских продуктов, разработчики которых начали двигаться в смежные области, в данном случае — в область управления персоналом.

Каждая группа имеет свои плюсы и минусы. Например, в зарубежных продуктах, которые опираются на мировой опыт, наиболее развиты функциональные возможности, связанные именно с  управлением персоналом, — оценка, мотивация персонала, карьерный рост и  пр. Есть и минусы — эти системы не всегда окончательно локализованы, сложно настраиваются и часто не учитывают всех требований российского законодательства.

Российские системы управления персоналом, которые мы выше отнесли ко второй группе, строго говоря, до последнего времени являлись чисто учетными. С их помощью можно было фиксировать все данные о персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной платы и предоставлять в электронном виде все необходимые отчетные документы в Госкомстат, МНС и ПФР.

Стоит отметить, что системы этой группы хорошо отражают развитие самого рынка. Строго говоря, в них реализованы те функции, которые были нужны отечественным специалистам по управлению персоналом.

Что касается третьей группы, то, как правило, разработчики этих систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функции расчета заработной платы.

Представляется, что наиболее интересно было бы рассмотреть программные продукты, относящиеся ко второй группе. Именно они имеют успешный опыт на российском рынке в качестве систем учета персонала и хорошие шансы на повторение этого успеха в другой категории — в качестве систем управления персоналом (Human Resource System — HRS). К тому же полноценная система управления персоналом должна решать и все задачи учета персонала.

В первой части статьи мы рассмотрим основные функциональные возможности систем учета персонала, а во второй — на примере системы БОСС-Кадровик компании АйТи рассмотрим возможности автоматизации функций управления персоналом.

Функциональные возможности систем учета персонала

Как правило, подобные системы имеют модульное построение.

К основным модулям, которые есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие.

Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.

Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.

Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в  модуль «Расчет заработной платы» в  качестве исходных для начисления заработной платы.

Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы и организация разграничения доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.

Между собой системы этой группы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.

Продолжение следует