Типовая модель организации централизованного казначейства в холдингах

Одна из главных задач оптимизации финансового учета любой компании – выстраивание и автоматизация процесса казначейства, позволяющего улучшить ее платежеспособность, снизить риски кассовых разрывов и более рационально использовать денежные средства. Здесь компании с холдинговой структурой несомненно находятся в более выигрышном положении, так как они располагают большими внутренними резервами для оптимизации. Но есть и свои особенности, о которых и пойдет речь далее.

Принято выделять три типа организации казначейства в холдингах: централизованное, децентрализованное и с частичной централизацией.

Централизованное казначейство характеризуется жесткой централизацией финансового управления в головной организации. Как правило, в этом случае дочерние компании лишены права проведения платежей. Все платежи проводит головная организация. При таком подходе полностью исключатся несанкционированные платежи дочек, а головная компания может распоряжаться всеми финансовыми средствами холдинга. Но нагрузка на специалистов головной компании возрастает, а самостоятельность и динамичность дочерних компаний снижается. Поэтому подобный вариант подходит только для не очень крупных холдингов.

Децентрализованное казначейство предполагает самостоятельность в финансовом управлении всех дочерних предприятий холдинга. В этом случае головная организация в лучшем случае периодически (раз в месяц, квартал) собирает информацию по движению денежных средств и остаткам в дочках. При таком подходе холдинг теряет свои преимущества по использованию внутренних резервов оптимизации и сильно зависит от квалификации управленческого персонала дочерних компаний. Поэтому указанный вариант подходит для холдингов, состоящих из крупных, независимых компаний и с грамотно выстроенной надежной структурой управления.

Учитывая ограничения и недостатки жесткой централизации и полной децентрализации, чаще всего холдинги выбирают частичную централизацию казначейства. При таком подходе за головной компанией, как правило, сохраняются функции:

• утверждения бюджета движения денежных средств холдинга в разрезе дочерних компаний и оптимизация денежных потоков холдинга;
• согласования платежей дочерних компаний сверх утвержденных бюджетов и установленных лимитов (например, на размер одной сделки);
• выстраивания системы взаимоотношений с банками в части кредитования и размещения денежных средств;
• регулярного контроля и анализа финансового состояния организаций холдинга: остатки на расчетных счетах и тому подобное.

Дочерние компании сохраняют свободу в согласовании и проведении оперативных платежей в рамках установленных лимитов.

Далее рассмотрим, как могут быть выстроены основные процессы управления финансами при частичной централизации казначейства и их способы автоматизации.

Централизованная система казначейства

Как было указано выше, у головной компании должна быть возможность отслеживать денежные потоки дочерних организаций и иметь полную картину о платежеспособности всего холдинга. Кроме того, для головной организации нужна единая система сбора бюджетов, чтобы минимизировать трудоемкость консолидации бюджетов, исключения внутригрупповых оборотов, внесения на верхнем уровне корректировок, которые будут спущены в дочки. Другими словами – нужна автоматизированная система централизованного казначейства.

По большому счету, есть два пути организации централизованной системы казначейства:

1. Единая автоматизированная система казначейства, в которой работают специалисты всех организаций холдинга: планируют и проводят платежи.
2. Единая автоматизированная система казначейства, в которой работают только специалисты головной организации. Дочерние организации работают в своих локальных системах. В этом случае ИТ-специалистам необходимо будет настраивать интеграцию централизованной системы казначейства со всеми системами дочерних предприятий.

Выбор способа реализации зависит от сложности и уникальности управления в дочках и степени их автоматизированности. Если в дочке есть своя система бюджетирования и управления финансами, то ей больше подойдет второй вариант, если нет – первый. Можно использовать разные подходы для разных дочек. Можно оставлять задачи в дочках частично: например, составление бюджетов и согласование платежей – в централизованной системе казначейства, а проведение платежей – в учетных системах дочек.

Составление БДДС

На первом этапе дочерние компании составляют локальные БДДС и отправляют их на утверждение в головную организацию. Финансовые специалисты головной организации консолидируют бюджеты, анализируют и при необходимости спускают корректировки в дочерние организации.

Если в единой системе работают все организации, то бюджет консолидируется автоматически. Если в единой системе работают только специалисты головной организации, то для дочерних компаний генерируются шаблоны Excel, из которых впоследствии загружаются сформированные дочкой данные.

При любом варианте, чтобы БДДС «работал» дальше и был реальным инструментом, а не бумажкой, важно организовать автоматический контроль соответствия платежей утвержденному БДДС (в рамках системы централизованного казначейства или в локальных системах дочек).

Планирование платежей

При необходимости проведения оплаты дочерние предприятия инициируют платеж: создают заявку, в которой определяется, в первую очередь, вид оплаты и статьи бюджета, в лимитах которого и будет осуществлен платеж.

Если бы речь шла о жесткой централизации финансового управления, то данный платеж необходимо было согласовывать с головной организацией, но в нашем случае его достаточно согласовать внутри дочернего предприятия. Однако, возможны случаи, когда головная компания также будет акцептовать определенные платежи (например, сделки сверх 1 млн. руб.), когда заявка проходит сверх лимита, установленного по бюджету или сумма сделки выше изначально согласованной суммы. Возможен вариант отправки на утверждение в головную компанию сводного реестра платежей на день.

При любом подходе в централизованной системе казначейства должны найти отражение все сформированные заявки (даже те, что были согласованны только на уровне дочки).

Проведение платежей

После того как все платежи согласованы, подразделения формируют свои реестры платежей, на основании которых создаются платежные поручения для выгрузки в Клиент-банк (КБ). Здесь также возможны следующие основные варианты организации процесса:

1. Платежные поручения формируются в учетной системе дочек вручную или на основании согласованного в централизованной системе реестра (см. Рис.1 Вариант 1). После чего выгружаются из учетных системы в КБ. Среди плюсов данного варианта можно выделить отсутствие необходимости настройки интеграции централизованной системы казначейства со множеством КБ дочерних организаций. Но скорее всего в этом случае обратная загрузка тоже пойдет через учетные системы дочек, а этот метод имеет свои недостатки (см. ниже). Потребуется интеграция с учетными системами дочек, кроме того у дочек остается возможность создать дополнительные несогласованные платежи.

2. Платежные поручения и файлы для отправки в КБ формируются в централизованной системе казначейства на основе имеющегося там реестра по всем платежам холдинга (см. Рис.1 Вариант 2). При этом проводить платежи в КБ могут сами дочки. В этом случае необходимо будет настраивать интеграцию централизованной системы казначейства с КБ дочерних предприятий. Но в системе централизованного казначейства гарантированно будет информация обо всех планируемых платежах.

Контроль исполнения БДДС

После того как все платежи проведены банком в единую автоматизированную систему казначейства необходимо загрузить данные о фактическом исполнении БДДС (по сути - выписку банка). Рассмотрим два варианта организации данного процесса:

1. Автоматическая загрузка фактических данных из учетной системы в централизованную систему казначейства (см. Рис.1, Вариант 1). При таком способе выписку из КБ загружают в учетную систему. При этом пользователи учетной системы должны будут вручную заполнить следующую информацию: статьи ДДС в приходных операциях и договоры, а в случае некорректного подбора контрагента – откорректировать и его. Затем обработанные документы автоматически синхронизируются в автоматизированную систему казначейства.
   Плюс данного варианта в том, что ручная обработка документов происходит один раз в учетной системе, в которую также единожды загружается выписка из КБ. Но применяя данный способ, нужно понимать, что оперативность обработки данных будет значительно снижена, так как в централизованную систему казначейства информация попадет только после обработки в учетной системе. Кроме того, в учетной системе должны присутствовать все разрезы учета (статьи БДДС и пр.) централизованной системы казначейства.
2. Передача файлов с банковскими выписками напрямую в централизованную систему казначейства (см. Рис.1, Вариант 2). Здесь оперативность отражения данных в централизованной системе казначейства повысится. Но в отличие от первого варианта, придется дважды загружать выписку: и в учетную систему, и в централизованную систему казначейства. В результате в системе казначейства в некоторых случаях возникает необходимость вручную править разнесение по статьям БДДС. Чтобы этого избежать выгрузка в Клиент-банк должна также проводиться из централизованной системы казначейств. Такая возможность позволит в дальнейшем автоматически сопоставить каждый платеж с согласованной заявкой, в которой указаны, в том числе, все параметры БДДС.

Какую систему казначейства выбрать?

Какой из предложенных вариантов выбрать, решает сам холдинг в зависимости от своих возможностей и потребностей. Тем не менее есть и общая рекомендация: стараться уменьшать количество точек интеграции и искать баланс между самостоятельностью дочерних компаний и сохранением контроля по ключевым точкам со стороны головной организации.

Версия для печати