Теория и практика оценки эффективности эксплуатации ЕRP системы

Программа конференции

Сегодня ни один руководитель не спешит внедрять новые информационные технологии без тщательного анализа и определения их экономической эффективности и целесообразности.

При определении ожидаемого эффекта от их внедрения в практику управления предприятием необходимо рассмотреть следующие вопросы:

•   критерии оценки эффекта от автоматизации управленческой деятельности;
•   источники (составляющие)  возможного эффекта от автоматизации;
•   условия, необходимые для получения эффекта;
•   методику оценки выгод, получаемых бизнесом от внедрения информационных технологий.

Критерии оценки эффекта от автоматизации управленческой деятельности

Автоматизация каждого управленческого процесса должна либо уменьшать размер издержек на управление, либо изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической выгоды, получаемой предприятием. 

В общем случае, затраты на управление состоят из фонда оплаты труда управленцев и стоимости информационного обеспечения деятельности управленцев. Однако, существуют еще два, возможно самых важных компонента затрат на управление, — это упущенная выгода от не принятых вовремя решений и оплата ошибочных решений. Причиной ошибочных управленческих решений или задержки в принятии решений, как правило, является либо отсутствие достоверной информации в момент принятия решения, либо отсутствие надлежащего контроля над специалистами, принимающими решения.

Корпоративная информационная система позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:

•   среднее время выработки решения (быстрота реакции);
•   частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);
•   средние затраты на выработку решения;
•   ущерб от необоснованных решений за определенный период;
•   скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях.

Эффект от улучшения любого из приведенных параметров подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. Если при оценке целесообразности внедрения информационной системы опираться только на анализ прибыли на инвестируемый в автоматизацию капитал, то исказится или пропадет весь смысл совершенствования управленческих процессов. Цена достижения (вследствие совершенствования параметров процесса принятия решений) таких целей, как повышение качества обслуживания заказчиков, рост конкурентоспособности, не поддается точному денежному измерению.

Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения, как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных служб и подразделений. Вполне реальной является ситуация, когда комплексная автоматизация системы управления является единственно возможным путем для выживания предприятия в конкурентной борьбе. Четкое определение целей, которые должны быть достигнуты в результате внедрения новых автоматизированных технологий управления, является отправной точкой при оценке целесообразности затрат на автоматизацию управленческой деятельности. Цена, которую руководство предприятия готово заплатить за достижение этих целей, зачастую является главным критерием при принятии решения об инвестициях  в конкретный проект автоматизации.

Возможные факторы эффекта от внедрения комплексной системы автоматизации

Прирост эффективности экономической деятельности предприятия в результате комплексной автоматизации системы управления может проявляться различным образом. В качестве возможных факторов, определяющих совокупный эффект от автоматизации, часто рассматриваются следующие составляющие:

•   качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений;
•   уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;
•   экономия условно-постоянных расходов за счет возможного сокращения административно-управленческого персонала, необходимого для обеспечения процесса управления предприятием;
•   переориентация персонала, высвобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные виды деятельности (например, ситуационное моделирование вариантов развития предприятия и анализ данных);
•   стандартизация бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия;
•   оптимизация производственной программы предприятия;
•   сокращение сроков оборачиваемости оборотных средств;
•   установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства;
•   уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;
•   получение автоматизированной поддержки для мероприятий по «оптимизации» налогообложения компании;
•   использование незаметных (скрытых) для исполнителей технологий контроля выполняемой ими работы, не требующих предоставления справок и отчетов к определенной дате.

Все вышеперечисленные факторы повышения результатов экономической эффективности представляют лишь потенциал, который должен быть востребован управленцем. Для превращения потенциальных источников роста эффективности в реально полученные результаты необходимо выполнение ряда дополнительных условий.

Условия, необходимые для получения эффекта

Информационная система является всего лишь поставщиком и инструментом обработки информации для поддержания деятельности конкретных специалистов. Однако, наличие полной информации о различных аспектах деятельности предприятия не является достаточным условием для того, чтобы заставить менеджеров проявлять «здравый смысл» и принимать оптимальные управляющие решения. Одна только информационная технология не несет в себе существенных улучшений, если она не базируется на платформе из принципов, целей, стимулов и идей: всего того, что принято называть «корпоративной философией». Если такая основа изначально отсутствует или разваливается в ходе проведения работ, вместо эффекта получается лишь освоение средств, выделенных на закупку техники и программного обеспечения под автоматизацию. Мы считаем, что необходима платформа, на которой должен базироваться процесс комплексной автоматизации. В основании данной платформы — четкий план и воля ХОЗЯИНА.

Потенциальная угроза внедрению информационной системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей, если новшества, вносимые в их работу новыми технологиями, не соответствуют их интересам. Получение предприятием  ощутимого материального эффекта от автоматизации системы управления в значительной мере определяется способностью руководителя предприятия внушить коллективу веру в то, что при движении к поставленным общим целям будут достигнуты и индивидуальные цели конкретных сотрудников, поддерживающих процесс преобразований.

Оценка затрат на автоматизацию

Инвестиции в автоматизацию системы управления предприятием обычно предполагают следующие группы затрат:

•   приобретение базового программного обеспечения: операционные системы, платформы БД;
•   приобретение ERP системы;
•   обучение сотрудников предприятия;
•   оплата услуг по проектированию и запуску системы в эксплуатацию;
•   приобретение технических средств автоматизации (компьютеров и др. периферийных устройств) и монтаж локальных вычислительных сетей;
•   обеспечение связи для взаимодействия с удаленными территориями;
•   техническое сопровождение ERPсистемы.

Расчет затрат на автоматизацию по каждой из групп не представляет каких-нибудь существенных проблем. Значительно более важной проблемой является обоснование целесообразности планируемых затрат.

Методика оценки экономической выгоды, получаемой предприятием от автоматизации процедур управления

С экономической точки зрения явная выгода от реализации проекта комплексной автоматизации представляется как разница между полученным эффектом и понесенными затратами. Как уже отмечалось, истинная оценка полученного эффекта может быть сделана только руководством предприятия при сопоставлении достигнутых результатов с поставленными целями совершенствования системы управления. Предварительная оценка экономической выгоды, которую может получить предприятие от автоматизации процедур управления, выполняется экспертным путем.

Экспертные оценки возможного снижения затрат и экономической выгоды от автоматизации процедур управления для конкретного предприятия обычно формируются на стадии проведения консалтинговых работ. Методика расчета экономической эффективности, обычно основана на сравнительном анализе показателей бизнес-процессов, характеризующих конкретные источники эффективности.

На первом этапе анализа проводится опрос основных пользователей предприятия с целью сбора сведений об ожидаемых пользователями последствиях предлагаемых консультантами изменений информационных технологий. Опрос позволяет сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых пользователи ждут от автоматизации каждого бизнес-процесса, а также имеющие место риски. Выявленные выгоды последовательно переводятся из технических терминов в экономические. Побочным результатом опроса может являться оценка персонала и подбор кандидатов в группу внедрения новых информационных технологий.

Моделирование существующих процессов, которые предстоит совершенствовать и автоматизировать, является следующим этапом в расчете экономической эффективности. Здесь оценивается:

•               удельная доля каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупном объеме затрат на автоматизацию;
•               относительный вклад каждого автоматизируемого бизнес-процесса в совокупный эффект.
•               При наличии вышеперечисленных оценок становится возможным переход к стадии планирования затрат на автоматизацию во времени:
•               расчет минимального момента времени, начиная с которого возможно получение «отдачи» от вложенных в автоматизацию каждого бизнес-процесса финансовых инвестиций;
•               формирование и защита оптимального план-графика затрат (в соответствии с критерием затраты\эффект).

На Рис 1 представлены графики распределения во времени затрат и возможного эффекта (в %), которые были предложены специалистами отдела  консалтинга корпорации при разработке проекта комплексной автоматизации для конкретного предприятия. Порядок выполнения работ по автоматизации в данном проекте был разбит на два этапа.

По техническим причинам Рис.1 не вошел в интрнет версию материалов.

На первом этапе были выделены работы по автоматизации процессов снабжения, сбыта и управления взаиморасчетами с внешними контрагентами. Именно в реализации данных процессов при обследовании предприятия было обнаружено максимальное количество проблем и нерационально используемых ресурсов. На второй этап были отнесены все остальные бизнес-процессы (управление производством, управление ремонтами, планирование, учет кадров и т.п.).

Согласно сделанным в проекте оценкам, автоматизация бизнес-процессов, выбранных для реализации на первом этапе, требовала около 7 месяцев работ и 35% из совокупного объема затрат. С 7-го месяца должна была начаться опытная эксплуатация сдаваемых в промышленную эксплуатацию автоматизированных рабочих мест. Полная отдача от внедрения новых  бизнес-процессов первой очереди ожидалась с 9-го месяца после начала работ. Вклад работ первого этапа в совокупный эффект должен был составить ~80%.

Как видно из представленного на Рис. 1 графика, пик затрат на работы, отнесенные на второй этап, приходится во времени на 9-12 месяцы от начала работ, то есть уже после появления «отдачи» от инвестиций, сделанных в автоматизацию первого этапа. Таким образом, финансирование работ второй очереди, в основном, должно было осуществляться за счет эффекта, достигаемого на первом этапе. Следовательно, можно говорить об оптимальности рассмотренного план-графика проведения работ для предприятия.

Анализ статистики по ранее автоматизированным корпорацией «Галактика» предприятиям показывает следующие результаты:

•   средний процент снижения условно-постоянных затрат обычно не менее 5%;
•   сокращение срока оборачиваемости оборотных средств может достигать 12%;
•   уровень неликвидных запасов на складе обычно удается снизить на 10-20%;
•   общее снижение затрат, по нашим данным, может составить до 15% от годового оборота предприятия.

Значительный разброс в результатах, получаемых различными предприятиями, определяется многими причинами. Основными из них являются:

• степень организационной зрелости предприятия;
• наличие условий, необходимых для получения эффекта;
• выбранная схема внедрения автоматизированной системы управления

ПРОФИЛЬ ПРОЕКТА ИНГУЛЕЦКОГО ГОКА

Корпоративная информационная системы «Галактика» 5.83

Платформа MS SQL Server 2000,

Разработан проект комплексной автоматизации

Осуществлена подготовка персонала

Специалистами корпорации «Галактика» осуществляются консультации по запуску системы в эксплуатацию.

Эксплуатацию первой очереди системы «Галактика» на Ингулецком ГОКе позволило:

•   Снизились складские запасы
•   Уменьшить количество неликвидов
•   Усовершенствовать систему учета ГМС, что привело в существенной экономии ГСМ.

Версия для печати