Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Оглавление

• Локальные акты организации. Обязательные и факультативные
  • Обязательные локальные нормативные акты и документы
  • Факультативные локальные нормативные акты и документы
  • Штатное расписание и график отпусков
• Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них
  • Договоры: трудовой и гражданско-правовой
  • Личная карточка (форма Т-2)
  • Подсчет страхового стажа
  • Личное дело
  • Военно-учетный стол
  • Трудовая книжка
  • Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба
  • Регистрация кадровых документов
• Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению
  • Цель создания, задачи и организация деятельности архива
  • Составление номенклатуры дел
  • Формирование дел
  • Подготовка дел к архивному хранению
  • Проведение экспертизы ценности документов
  • Оформление дел
  • Составление описей дел
  • Порядок уничтожения дел
  • Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы
• Заключение

Введение

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Локальные акты организации: обязательные и факультативные

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:

• федеральные нормативные акты, действующие на всей территории Российской Федерации и регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках и т.п.;
• межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документаци-онному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации кадровой документации;
• внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
• региональные нормативные акты, действующие на территории отдельного региона;
• локальные нормативные акты, действующие на конкретном предприятии.

Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ), который вступил в действие с 1 февраля 2002 г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника.

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения. В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов (первые стандарты были введены еще в 1972 г.). Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобренно коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива от 25 мая 1988 г.);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст);
• постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2002 г., в ред. от 27 октября 2003 г.);
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-Ф3 (в ред. от 1 декабря 2007 г.).

Обязательные локальные нормативные акты и документы

Согласно ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:

1. Устав организации является основным учредительным документом согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации. В этом документе прописаны основные положения организации: правовая форма, состав учредителей, сфера деятельности, порядок назначения и увольнения директора, его полномочия как представителя юридического лица. При составлении многих локальных актов организации необходимо опираться на Устав организации.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (Приложение 1.1) -это локальный нормативный акт организации, который предусмотрен ст. 189, 190 ТК РФ. Он регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
   ПВТР утверждаются руководителем предприятия. Если в организации создан представительный орган работников, то при утверждении ПВТР необходимо учитывать его мнение. В тех организациях, где используется режим работы с ненормированным рабочим днем, должен быть Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, который целесообразно оформлять в виде приложения к ПВТР.
3. Положение (Инструкция) о защите персональных данных работников (Приложение 1.2) - это локальный нормативный акт, в котором в соответствии со ст. 87 ТК РФ регламентированы требования, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работников, гарантии их защиты, хранения и использования. Персональные данные работника - это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. В п. 8 ст. 86 ТК РФ содержится требование под роспись знакомить работников с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.
4. Положение (Инструкция) об охране труда (Приложение 1.3). Сегодня в любой организации есть работы, потенциально опасные для жизни и здоровья работников (например, работа с компьютерной техникой и копировальными аппаратами). Поэтому в отделе кадров должна иметься Инструкция по технике безопасности при работе с офисной техникой, электроприборами, с которой должен быть ознакомлен каждый работник.
   Приведем пример. В организации работает более ста человек, поэтому в соответствии с ч. 2 ст. 217 ТК РФ в штате числится специалист по технике безопасности, который решает все вопросы охраны труда. Начальник отдела по работе с персоналом обеспечивает прохождение инструктажа новых сотрудников при оформлении их на работу. Должность специалиста по технике безопасности может занимать человек, имеющий специальное образование и периодически проходящий специальную аттестационную комиссию. Все вышеуказанные документы действуют до замены их новыми.
5. График сменности (Пример 1.1) необходим в тех организациях, где применяется сменная работа. В этом случае по требованию ч. 2 ст. 103 ТК РФ каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Срок действия этого документа указывается в нем самом (это может быть неделя, месяц или несколько месяцев, квартал, год, т.е. любой срок, удобный для использования в организации).
6. Документы по нормированию труда. Нормирование труда представляет собой составную часть (функцию) управления производством и включает в себя определение необходимых затрат труда (времени) на выполнение работ (изготовление единицы продукции) отдельными работниками (бригадами) и установление на этой основе норм труда.

Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. 22 ТК РФ, а также в Положении об организации нормирования труда в народном хозяйстве (утверждено постановлением Госкомтруда и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 226/П-6).

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы труда утверждаются на определенный срок.

Нормы труда определяются по нормативным материалам, к которым относятся нормативы по труду.

Нормативы по труду - это регламентированные значения (величины) следующих показателей: затрат труда (времени) на выполнение отдельных элементов (комплексов) работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.д.; численности работников, необходимых для выполнения производственных, управленческих функций или объема работ, принятого за единицу измерения, в зависимости от конкретных организационно-технических условий и факторов производства.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное (технологическое) машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса.

По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные, профессиональные) и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст. 161 ТК РФ не предусматривает разработку и утверждение именно межотраслевых норм.

Отраслевые (ведомственные, профессиональные) нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) одной отрасли экономики.

Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях (в учреждениях, организациях). Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами.

Типовые нормы труда согласно ст. 161 ТК РФ разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» определено, что типовые нормы труда разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, на который возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики:

• типовые межотраслевые нормы труда утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время - Министерство здравоохранения и социального развития);
• типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития Российской Федерации (в настоящее время - Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации).

При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы. Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором (ст. 159 ТК РФ).

Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон.

Факультативные локальные нормативные акты и документы

Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника. Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:

1. Коллективный договор (Приложение 1.4). Данный документ имеет особый статус: администрация не обязана проявлять инициативу в заключении с работниками коллективного договора, поэтому в тех организациях, где не создана профсоюзная организация, такой договор практически никогда не составляется. Но даже в организациях, где профсоюз существует и действует, коллективный договор часто отсутствует, т.к. этот представительный орган работников не изъявил своего желания на заключение договора с администрацией. Но если профсоюз внес в администрацию организации предложение о заключении коллективного договора, руководство обязано вступить в конструктивный диалог с работниками, и диалог этот может завершиться только одним способом: заключением коллективного договора. Порядок разработки и заключения коллективного договора прописан во втором разделе ТК РФ.
2. Положения о структурных подразделениях - нормативные акты, утверждаемые директором организации. В этих документах регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров организации регламентируется Положением об отделе кадров (Пример 1.2).
3. Должностные инструкции для служащих и трудовые (рабочие) инструкции для рабочих - это нормативные акты, которыми регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основой для составления и оформления должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в ред. от 17 сентября 2007 г.). Примерная структура должностной инструкции приведена в Пример 1.3.

Должностные (трудовые) инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации.

Должностные (трудовые) инструкции являются необязательными, но очень полезными для организации, т.к. отпадает необходимость подробного прописывания должностных обязанностей в каждом трудовом договоре, заключаемом с принимаемым на работу сотрудником: достаточно оговорить в трудовом договоре в разделе «Обязанности работника», что он обязуется выполнять требования соответствующей должностной (трудовой) инструкции.

Должностные (трудовые) инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера (служащего) и рабочая инструкция уборщика (Примеры 1.4, 1.5).

4. Положение о персонале. Практическая ценность этого документа, как правило, весьма сомнительна, т.к. обычно в нем повторяются положения ПВТР. Однако в некоторых организациях этот документ является прекрасным стимулятором работников к труду. В нем прописывается этика взаимоотношений руководителя и подчиненных, миссия фирмы, этические нормы, принятые в организации, изложен социальный пакет.
5. Положение об аттестации (Приложение 1.5 на с. 64) необходимо, если в организации производится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания. Например, этот документ необходим для организации, где оплата труда производится по тарифной сетке, основанной на квалификационных требованиях для научных работников. Аттестация - процедура определения квалификации, практических навыков, деловых качеств работника и установления их соответствия или несоответствия занимаемой должности; проводится с целью рациональной расстановки кадров и их эффективного использования.

При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 1 декабря 2007 г.). Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска.

По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:

1. соответствует замещаемой должности;
2. соответствует замещаемой должности и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности в порядке должностного роста;
3. соответствует замещаемой должности при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
4. не соответствует замещаемой должности.

В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих.

6. Положение о премировании и материальном стимулировании (Пример 1.6).
7. Альбом форм документов по учету кадров. Если организация вносит постоянные изменения в унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы кадровых документов, либо создает свои унифицированные формы для тех документов, для которых они не предусмотрены Госкомстатом России, то все эти формы должны быть сведены в Альбом, утвержденный приказом директора организации.
8. Инструкции (правила, положения) по выполнению отдельных видов работ. Инструкция по делопроизводству (Приложение 1.6) - полезный документ для сотрудника, работающего с документами, т. к. она значительно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами. В документе прописываются правила создания документов, порядок согласования и утверждения разных видов документов.

Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству. В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т.д. должны поступать в отдел кадров в оговоренные сроки.

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления (Пример 1.7). В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц.

Штатное расписание и график отпусков

Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков. Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников.

1. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) (Пример 1.8) - документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы как по отдельным должностям, так и по организации в целом. Перечень структурных подразделений закрепляется в порядке их важности для жизнедеятельности организации. С помощью сквозной нумерации подразделений можно выявить подчиненность подразделения одному из топ-менеджеров.
   Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации. В соответствии со ст. 57 ТК РФ названия должностей и профессий в трудовых договорах должны быть указаны в соответствии с этим документом.
   Замещение должностей, или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия), - рабочая форма (копия) штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием. Кадровики иногда оформляют этот документ простым карандашом, что позволяет вносить изменения после каждого приема, перевода или увольнения работника. Некоторые предпочитают использовать электронную версию документа.
2. График отпусков (унифицированная форма Т-7) (Пример 1.9) применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
   Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности) по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество работника; табельный номер; количество календарных дней отпуска; запланированная и фактическая дата начала отпуска; основание для перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска в случае его перенесения.
   Работник за две недели до отпуска должен быть проинформирован о предоставлении ему отпуска. Для этого издается приказ об отпуске, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. В ноябре можно подготовить распоряжение, обязывающее руководителей всех подразделений к 1 декабря предоставить в отдел кадров графики отпусков по своим подразделениям (Пример 1.10). Это облегчает разработку графика отпусков и снимает проблему по разрешению споров между сотрудниками при распределении отпусков.

Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них

В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, т.е. информация о работниках.

Договоры: трудовой и гражданско-правовой

До 6 октября 1992 г. основанием для подготовки приказа о приеме на работу служило заявление работника о его намерении быть зачисленным в ряды сотрудников для выполнения определенных обязанностей; согласием работодателя выступала положительная виза директора на этом заявлении. КЗоТ с изменениями на 25 сентября 1992 г. фактически отменил значение заявления и все его функции переложил на трудовой договор. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей - трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры (договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор). Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1.

Таблица 1.

Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора - договора на оказание услуг (выполнение работ) (Пример 2.1).

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с 1992 г., а с 2002 г. это требование стало обязательным. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, т.к. содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах (ст. 57, 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора выдается работнику под роспись. Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника или в деле «Трудовые договоры с работниками». Хранить трудовой договор лучше в папке работника, что позволяет уменьшить количество обязательных папок в работе и упрощает работу по оформлению договоров на архивное хранение после увольнения работника. Форма трудового договора приведена ниже (Пример 2.2).

Все последующие дополнения и изменения по той же схеме оформляются дополнительными соглашениями к трудовому договору (Примеры 2.3, 2.4).

С отдельными работниками могут заключаться договоры о материальной ответственности. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в Примере 2.5.

Личная карточка (форма Т-2)

После подписания трудового договора на работника оформляется пакет документов.

В первую очередь заполняется личная карточка (унифицированная форма Т-2) (Приложение 2.1) на работников, принятых на работу, на основании приказа. Карточка формы Т-2 заводится на каждого работника, оформленного по срочному или бессрочному трудовому договору. В ней используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Карточка формы Т-2 содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.

Есть организации, которые по специфике своей деятельности используют модификации личной карточки формы Т-2.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п.

Подсчет страхового стажа

С 1 января 2007 г. вступил в силу новый закон, регламентирующий оплату листков временной нетрудоспособности, - Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Данный Федеральный закон отменил зависимость размера пособия по временной нетрудоспособности от непрерывного трудового стажа. Если человек не работал по трудовому договору, т.е. у него отсутствовала запись в трудовой книжке в течение временного периода, превышающего допустимый перерыв в работе хотя бы на один день, то на ближайшие пять лет оплата его больничного листа снижалась и составляла 60 % от его среднего заработка. Непрерывный стаж работника отменен, и кадровикам больше не нужно учитывать его в личной карточке формы Т-2. При этом сохранены прежние нормативы по продолжительности стажа и размеру пособий (см. таблицу 2).

Таблица 2.

Таким образом, теперь учитывается только страховой стаж (указывается его продолжительность по строке, предусмотренной для непрерывного стажа, либо по свободной строке указывается вид стажа).

Возможно, в дальнейшем будут внесены соответствующие изменения в унифицированную форму Т-2, однако сегодня кадровики работают с формой, где фигурирует непрерывный стаж. В личных карточках имеет смысл зачеркнуть название стажа «непрерывный», чтобы гарантировать правильное заполнение документа. При этом следует проверить продолжительность страхового стажа у всех работников: у многих страховой стаж будет существенно больше, чем непрерывный, и, возможно, совпадет с продолжительностью общего стажа. Для подсчета страхового стажа необходимо, прежде всего, суммировать все периоды работы, указанные в трудовой книжке работника.

Основным документом для подсчета страхового стажа сегодня является трудовая книжка, т.к. все периоды работы, зафиксированные в ней, необходимо засчитывать в трудовой стаж.

Однако если работник служил в армии, во внутренних войсках, в милиции или других аналогичных органах, необходимо стаж службы, указанный в разделе 10 его военного билета, приплюсовать к уже полученным данным. Правда, важно понимать, что период воинской службы будет засчитываться в страховой стаж отнюдь не всем, кто прошел срочную службу или был кадровым военным.

Правило о зачете времени службы в армии в страховой стаж распространяется лишь на тех, кто, прекратив службу, успел до начала 2007 г. хотя бы один день проработать по трудовому договору либо в качестве государственного гражданского или муниципального служащего. В этом случае у них уже возникло право на оплату листка нетрудоспособности в соответствии с действовавшим тогда законодательством о непрерывном стаже (Пример 2.6). В частности, применительно к рассматриваемой категории работников действовало разъяснение, данное Фондом социального страхования Российской Федерации в письме от 25 октября 2002 г. № 02-18/05-7418 (в ред. от 22 ноября 2002 г.), в котором стаж воинской службы засчитывался в непрерывный стаж, а служба по призыву - даже в двойном размере. И сейчас этот стаж также должен учитываться при расчете страхового стажа. Статья 17 Федерального закона «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» предписывает учитывать весь накопленный работниками непрерывный стаж.

Личное дело

Личное дело - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленными требованиями совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого работающего, большинство кадровиков их оформляет.

В личное дело включаются:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• личный листок по учету кадров (анкета);
• автобиография;
• копия документа об образовании;
• трудовой договор;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
• аттестационные документы;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изм. от 30 мая 2005 г.).

Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Военно-учетный стол

В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации (далее - ВУС).

Федеральным законом от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне» (в ред. от 26 июня 2007 г.) установлена воинская обязанность организаций независимо от форм собственности.

В п. 3 ст. 1 Федерального закона «Об обороне» сказано: «В целях обороны устанавливаются воинская обязанность граждан Российской Федерации и военно-транспортная обязанность федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и организаций независимо от форм собственности, а также собственников транспортных средств».

В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности.

Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России.

Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны:

• найти нужного им гражданина;
• оповестить его в случае объявления:
  • мобилизации;
  • особого положения;
  • военного времени;
• направить гражданина оборонять Родину.

В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам. Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам. Чтобы военный комиссариат знал, где разыскать гражданина в дневное, т.е. рабочее, время, предусмотрены обязанности организаций по ведению воинского учета граждан. Именно поэтому организации проводят сверки с военными комиссариатами, отправляют сообщения о принятых и уволенных гражданах и выполняют много других задач по воинскому учету.

Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации. Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет. В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки.

В организациях с иностранным капиталом, зарегистрированных на территории Российской Федерации, воинский учет также ведется, т.к. в них работают граждане Российской Федерации, и эти организации, находясь на ее территории, обязаны соблюдать российские законы.

Количество документов по ведению воинского учета граждан в организациях зависит: от количества граждан, подлежащих воинскому учету в организации; количества возложенных на организацию обязанностей по проведению мероприятий в мирное время, на случай объявления в стране:

• мобилизации;
• особого положения;
• военного времени.

Иначе говоря, все организации ведут документы общего воинского учета граждан, представляют отчетность по общему воинскому учету.

Далее список отрабатываемых в организации документов по воинскому учету расширяется следующим образом:

документы специального воинского учета граждан в организации ведутся, если она имеет мобилизационное задание или прикреплена к Перечню по бронированию граждан; существует специальная папка, которая должна храниться в кадровой службе и содержать так называемые документы оповещения. Количество документов оповещения граждан в организациях определяется в зависимости от количества работающих граждан, имеющих мобилизационные предписания военных комиссариатов.

При проверках предъявляется требование, чтобы для хранения документов по ВУС в организации была отдельная комната с металлической дверью и несгораемым шкафом, но это возможно только на крупных предприятиях. Для таких документов нужно иметь хотя бы отдельные стол и сейф, причем нельзя использовать этот стол для других нужд: он должен оставаться чистым и всегда готовым к работе.

Следующим этапом подготовки необходимых документов должно быть приобретение пяти обязательных папок и двух тетрадей (см. схему ниже). Одна тетрадь должна быть прошита, пронумерована и заверена печатью - она используется инспекторами комиссариата при проведении проверок. Вторая тетрадь используется работником кадровой службы для регистрации документов, чаще всего военных билетов, которые можно оставлять в организации для оформления на очень короткий срок - не более трех дней.

Состав документов военно-учетного подразделения (военно-учетного стола), создаваемого в организации для ведения воинского учета (вариант)

На сотрудника, занимающегося ВУС, обязательно издается приказ (Пример 2.7), оригинал которого надо отнести в районный военкомат, а копию положить в одну из папок.

Несмотря на п. 1.2 приказа, приведенного в Примере 2.7, в случаях отсутствия ответственного за ВУС работника, например, когда он находится на больничном листе или в отпуске, в организации издается дополнительный приказ о возложении на начальника отдела ответственности за ВУС, на основании которого по акту сдачи-приемки ответственный за ВУС работник передает все документы начальнику. После возвращения из отпуска начальник по акту передает документы ответственному за ВУС работнику. В случае отсутствия ответственного за ВУС работника по листку временной нетрудоспособности начальник создает акт приемки документов в присутствии двух свидетелей. Все акты небходимо хранить в папке, т.к. при проверке инспекторы обращают на них внимание и их отсутствие будет считаться недочетом, даже если все остальные документы будут в полном порядке.

После регистрации оргранизации в районном военкомате инспектор выдает полный пакет документов для ведения воинского учета, рассказывает о правилах их оформления. На сегодняшний день работники военкомата предпочитают отправлять ответственного за ВУС на учебу за счет организации. Обучение длится пять рабочих дней.

Что необходимо знать по первичному ведению ВУС?

При оформлении военнообязанного заполняются отдельные формы личной карточки формы Т-2, которые хранятся в одной из папок вместе с копией военного билета. Причем если картотека ведется вручную, то вносить данные в формы нужно карандашом, т.к. сведения могут изменяться, а зачеркивать и исправлять ничего нельзя. Если формы ведутся в электронном виде, хранить их надо только в бумажном варианте.

Заполнение формы производится в соответствии с записями в военных билетах (временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов) и удостоверениями граждан, подлежащих призыву на военную службу. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы, должности, месте жительства граждан, встающих на воинский учет.

Сверку информации в личных карточках военнообязанных необходимо проводить не менее одного раза в год, о чем делается пометка карандашом на титульном листе карточки в виде даты проверки и фамилии ответственного работника (дата указывается цифровым способом: «14.10.2001 Иванова»). Сверке подлежат фамилия, имя, отчество, семейное положение и состав семьи, должность, домашний адрес, образование.

Хранить карточки необходимо в алфавитном порядке, по группам: первая группа - офицеры запаса; вторая - прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы запаса; третья - граждане женского пола, пребывающие в запасе; четвертая - алфавитные карточки граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении на работу военнообязанного необходимо снять копии со всех заполненных страниц военного билета (это требование проверяющих инспекторов), заполнить формы военного учета карточки Т-2, ознакомить с ними работника, заполнить лист оповещения о новом месте работы и отдать его работнику. Необходимо предупредить работника о том, что он должен известить военкомат по месту жительства в течение двух недель о новом месте работы, а также обязан принести оттуда отметку об этом. При посещении районного военкомата работник должен иметь при себе военный билет. Корешок с отметкой военкомата прикалывается к учетной карточке работника.

Если военнообязанный расторгает трудовой договор с организацией, то, прежде чем убрать его личную карточку в архив, необходимо сделать копию с приказа об увольнении в качестве доказательства того, что человек больше не состоит на учете. Работника предупреждают о том, что он обязан сообщить в комиссариат по месту жительства о смене работы.

Трудовая книжка

Общие положения по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации.

Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек приведены в ст. 66 ТК РФ. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
• Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);
• Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г.);
• Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);
• Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).

Трудовые книжки в организации заказывает служба (или работники), которая обеспечивает ее бланками. Следует учитывать, что согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и бланков вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (Пример 2.8).

За нарушение требований, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.

В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Основные требования по ведению трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 февраля 2004 г., в трудовой книжке делается запись: «05.02.2004» (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек), хотя руководитель правового департамента Минтруда России пояснил в своем интервью, что на титульном листе дата оформляется все же словесно-цифровым способом: «5 февраля 2004 г.».

Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В соответствии с п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике;
• сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Под работодателем подразумевается организация (юридическое лицо) или индивидуальный предприниматель, с которым работник заключает трудовой договор. Само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может - ее оформляет представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, занимающий должность генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица - работодателя или сам индивидуальный предприниматель.

Некоторые кандидаты пытаются оформить новую трудовую книжку, чтобы не работать по совместительству, а также чтобы скрыть неблагоприятное увольнение, например за прогул, за утрату доверия и т.п., поэтому кадровику желательно брать у работника заявление с просьбой завести ему трудовую книжку, чтобы снять с себя ответственность за заполнение новой трудовой книжки (Пример 2.9).

При первичном оформлении трудовой книжки присутствие работника обязательно. Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку также при первичном ее оформлении.

Фамилия, имя и отчество работника указываются полностью без сокращений и замены имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Фамилия и имя могут подвергаться изменению в течение жизни (например, в связи со вступлением в брак или его расторжением), поэтому сведения о работнике желательно вносить, чуть смещая их влево, чтобы оставалось место для отражения возможных изменений.

Дата рождения также записывается полностью (число, месяц, год). На титульном листе она указывается по правилам делопроизводства: «10 марта 1971 г.». Во всех остальных разделах трудовой книжки даты указываются кодированным способом, например: «10.03.1971».

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа об образовании - аттестата, диплома, удостоверения или иного документа.

В трудовой книжке в расшифровке к строке «Образование» нет тех ограничений, которые существовали в форме 1973 г., - «н/среднее», «среднее» и т.д. Согласно п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в трудовую книжку вносится запись об основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании. Поэтому запись о среднем образовании должна приводиться полностью - «среднее общее» либо «среднее профессиональное».

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, на основании других документов. Например, в дипломе о среднем профессиональном образовании принимаемой на работу работницы указана специальность «секретарь»:

Дата заполнения трудовой книжки указывается таким же образом, как и дата рождения работника, - «20 января 2004 г.». После этого принимаемый на работу ставит свою подпись, таким образом заверяя правильность внесенных сведений (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В строке, предназначенной для подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проставляется подпись заполняющего трудовую книжку. Подпись должна быть такой, чтобы можно было идентифицировать ее с фамилией поставившего ее лица. Это значит, что нужно указать фамилию полностью, без графических сокращений и объединений с инициалами.

После этого в специально обозначенном месте проставляется оттиск печати. Если у кадровой службы есть своя печать, проставляется ее оттиск. Эскиз печати или ее эталонный оттиск должен быть утвержден в установленном порядке. Если у кадровой службы нет своей печати или в организации вообще нет такого структурного подразделения, то проставляется оттиск печати организации (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Внесение записи в трудовую книжку при поступлении работника на работу впервые

Сведения о работе. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации. Сокращенное наименование организации указывается только наряду с полным наименованием и в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Указывать только сокращенное наименование недопустимо. Строка, в которой приводится наименование организации, не нумеруется. Под заголовком производятся следующие записи:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графу 3 в соответствии со штатным расписанием вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

При этом если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного (структурное подразделение указано в письменном трудовом договоре), то запись делается с указанием конкретного наименования этого структурного подразделения. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, в противном случае работник лишается права на льготы (например, льготной пенсии).

В частности, в настоящее время действуют:

• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (по отраслям);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в ред. от 17 сентября 2007 г.);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367, в ред. от 18 июля 2007 г.).

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если за время работы на предприятии работник получает новый разряд (категорию, класс и т.д.), то в трудовую книжку делается соответствующая запись, равно как при получении второй профессии или специальности. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация (наименование организации) с 00.00.0000 переименована в (новое наименование организации)», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Сведения об увольнении. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку работника производится в следующем порядке: В графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата увольнения.

В графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора).

В графе 4 указываются наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным п. 4 и 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Примеры формулировок приказов и записей в трудовую книжку при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ

Внесение в трудовую книжку новых сведений (изменение фамилии или получение второго образования). При внесении в трудовую книжку новых сведений руководствуются п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Если изменились фамилия, имя, отчество или дата рождения, то старые сведения зачеркиваются одной линией и рядом записываются новые.

Если же работник получил новую профессию, специальность, то ранее внесенные записи не исправляются, а всего лишь дополняются - рядом с ними через запятую указывается новое образование, новая профессия или специальность.

Если работник получил второе высшее профессиональное образование, нужно иметь в виду, что Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает внесение записи о втором высшем образовании. Но ее положения все же позволяют решить этот вопрос. Например, в трудовой книжке работника в строке «Образование» записано «высшее профессиональное», в строке «Профессия, специальность» записано «экономист». Допустим, работник получил второе высшее профессиональное образование - юридическое, ему присвоена новая квалификация - «юрист». В этом случае строку «Образование» оставляют без изменений, а в строке «Профессия, специальность» через запятую указывают «юрист». При этом руководствуются п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в котором сказано, что дополнение записей о полученных новых профессии и специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей.

Помимо дополнения записи, на внутренней стороне обложки трудовой книжки обязательно делается пометка, на основании какого именно документа внесены эти дополнения. Необходимо указать, какое именно действие произведено (изменение или дополнение), а также привести реквизиты документа. Запись заверяется подписью кадровика или руководителя организации и печатью организации либо кадровой службы.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек (при чрезвычайных обстоятельствах).

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек. Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при необходимости изменения конкретной записи в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Запись о присвоении работнику нового разряда (класса, категории). Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Запись о времени прохождения военной службы. Вносится запись о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 4 декабря 2007 г.), а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Запись эта делается по месту новой работы со ссылкой на военный билет работника.

Оставлена за бортом альтернативная служба. Но исходя из положений Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 113-ФЗ «Об альтернативной гражданской службе» (в ред. от 6 июля 2006 г.) призванный на альтернативную службу должен быть уволен с места своей работы, после чего ему следует заключить срочный трудовой договор по месту альтернативной службы на время этой службы. По месту альтернативной службы ему оформляется трудовая книжка. Соответственно, если до этого трудовой книжки у него не было, ее должен оформить ему работодатель по месту альтернативной службы.

Записи о времени обучения. В трудовую книжку должны вноситься записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Данные записи должны вноситься в трудовые книжки теми организациями, в которых работают лица, обучающиеся в период работы. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек такие записи на основании соответствующих аттестатов и подобных документов могут сделать и те организации, где работники работают в настоящее время, а обучались, работая в другой организации. В трудовую книжку имеет смысл вносить записи только о повышении квалификации (разряд, категория, т.е. изменения наименования должности (повышения по должности)). Обратите внимание, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек не описывается, как конкретно делать данные записи. Один из вариантов внесения такой записи представлен ниже.

Запись о награждении почетной грамотой организации. В раздел «Сведения о работе» вносят запись, руководствуясь п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Данная запись заверяется печатью организации только при увольнении работника.

Ведение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. До 6 октября 2006 г. индивидуальные предприниматели не имели права делать записи в трудовые книжки своих работников, однако они и тогда были обязаны вести кадровый учет по установленным в стране правилам. В частности, индивидуальные предприниматели обязаны были издавать приказы о приеме работников на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпусков и др.

После вступления в силу изменений, внесенных в Трудовой кодекс Российской Федерации, все индивидуальные предприниматели обязаны делать в трудовые книжки своих работников соответствующие записи. Порядок внесения таких записей был разъяснен в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17 «О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ», согласно которому в случае увольнения работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г., запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания. Соответственно, в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме его на работу со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. При этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, на следующей строке в графе 1 - порядковый номер, в графе 2 - дата приема на работу, в графе 3 - стандартная запись «Принят в подразделение (тип подразделения, если есть структурные подразделения) на (наименование должности либо профессии)», в графе 4 делается ссылка на дату и номер приказа о приеме на работу, изданного в свое время.

Если приказ о приеме на работу, в нарушение ст. 68 ТК РФ, не был издан своевременно, необходимо сделать это сейчас, издав приказ с обратной силой (т.е. распространив его действие во времени назад). Все даты в этом приказе будут подлинные: и дата издания приказа, и дата приема на работу (Пример 2.10).

В этом случае запись в трудовой книжке должна выглядеть следующим образом:

Выше были приведены примеры записей в трудовые книжки, которые уже были заведены работникам предыдущими работодателями.

Если же до поступления на работу к индивидуальному предпринимателю (до 6 октября 2006 г.) работник не работал по трудовому договору и не имел трудовой книжки, индивидуальный предприниматель обязан завести ему трудовую книжку, на титульном листе которой должна стоять подлинная дата ее выдачи (разумеется, более поздняя, чем дата приема на работу).

Хранение и учет трудовых книжек. Трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 2.11), в которой регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе вместе с трудовыми книжками, т.к. также является документом строгого учета и отчетности. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» была утверждена форма Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Пример 2.12). Эта книга является бухгалтерским документом, т.к. в ней учитываются не только бланки, но и средства, затраченные на их приобретение.

До вступления в силу Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек в 2003 г. многим кадровикам приходилось хранить у себя в сейфе вместе с трудовыми книжками работников чистые бланки книжек и вкладышей, а также деньги, которые взимались с работников на приобретение новой книжки либо вкладыша в нее. При этом раз в месяц необходимо было отчитываться за эти денежные средства перед бухгалтерией. После вступления в силу новой Инструкции работа облегчилась, т.к. теперь ответственность за чистые бланки, а также за денежные средства полностью перекладывалась на работников бухгалтерии.

Приказы и сопутствующие документы, которые готовит кадровая служба

Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой. Приказы или распоряжения являются распорядительными документами, регулирующими работу организации с персоналом. При этом надо иметь в виду, что компетенция руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительную деятельность, закрепляется в учредительных документах - Уставе организации или положении об обособленном структурном подразделении.

Так, в Уставе организации может быть сказано, что руководитель имеет право издавать только приказы (по основной деятельности и по личному составу) или только распоряжения.

Если в учредительных документах говорится о том, что руководитель издает приказы и распоряжения, то в этом случае основные, наиболее важные и принципиальные решения оформляются приказами, а решения частного характера — распоряжениями. Поэтому в унифицированной форме «приказ (распоряжение)» нужно оставить только одно наименование, которое соответствует компетенции руководителя, закрепленной учредительными документами. В большинстве организаций таким документом будет приказ.

В делопроизводстве сложилось разделение распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., в ред. от 27 октября 2003 г.; далее - Типовой перечень). Этот документ вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

• приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения - «Постоянно»);
• приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения - «75 лет ЭПК»);
• приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - «5 лет»).

Кроме того, в Типовом перечне поясняется, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

Согласно Типовому перечню приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, также подразделяются на два массива: со сроками хранения 75 лет и 5 лет. Типовой перечень определяет состав приказов (распоряжений), относящихся ко второй группе: приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Именно они и имеют срок хранения «5 лет». Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения «75 лет ЭПК» и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. В связи с этим возникает вопрос: какие именно приказы (распоряжения) относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет?

Нормативные документы не дают ответа на этот вопрос, но исходя из срока хранения этих документов - 75 лет - можно сказать, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, т.е. получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

• прием на работу (заключение трудового договора);
• увольнение (прекращение трудового договора);
• перевод на другую работу;
• поощрение работников;
• премирование;
• установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
• предоставление отпусков без сохранения заработной платы; предоставление отпусков по уходу за ребенком;
• изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
• присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
• повышение классности (разряда) работника;
• расследование несчастных случаев с работниками;
• направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
• направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
• прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

В процессе своей деятельности кадровая служба может готовить следующие приказы по основной деятельности:

• об утверждении штатного расписания; внесении изменений в штатное расписание;
• утверждении и внесении изменений (дополнений) в график отпусков; внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты; аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу;
• создании новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
• проведении аттестации персонала;
• контроле над деятельностью (отчетность);
• установлении режима работы и внесении изменений в него.

Регистрация и хранение таких приказов ведется вместе с другими организационными приказами (приказами других подразделений), но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика.

Приказы по личному составу. К числу основных приказов по личному составу относят приказы, для которых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике разработаны и утверждены унифицированные формы (постановление от 5 января 2004 г. № 1). Применение этих форм обязательно для организаций всех форм собственности на территории Российской Федерации. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

1. Приказы о приеме на работу

Приказ о приеме работника на работу (форма Т-1) (Пример 2.13).

Приказ о приеме работников на работу (форма Т-1а). Данную форму удобно применять при оформлении одновременно нескольких работников для выполнения одного типа работ, на одну должность (Пример 2.14).

Приказ оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Его содержание должно соответствовать условиям трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ) и повторяться в записях в трудовую книжку.

В приказе о приеме на работу указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу; наименование структурного подразделения; профессия (должность); период испытания, если оно устанавливается при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

2. Приказы о переводе

Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5) (Пример 2.15).

Приказ о переводе работников на другую работу (форма Т-5а) (Пример 2.16). Приказ о переводе на другую работу содержит: фамилию, имя, отчество работника; вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы.

3. Приказы о прекращении (расторжении) трудового договора

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8) (Пример 2.17).

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма Т-8а) (Пример 2.18).

Приказ содержит: фамилию, имя, отчество работника; наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности); основание увольнения.

4. Приказы о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) (Пример 2.19). Приказ о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а) (Пример 2.20).

риказ о предоставлении отпуска применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором, и содержит: фамилию, имя, отчество работника; наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности); вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска; даты начала и окончания отпуска.

После подписания руководителем приказа о предоставлении отпуска работник кадровой службы регистрирует его, после чего одну копию передает в бухгалтерию для начисления отпускных, а вторую - подшивает в личное дело работника.

Основанием для оформления приказа о предоставлении отпуска может служить график отпусков или заявление работника (Пример 2.21).

Иногда работник просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы. Для этого необходимо его заявление (Пример 2.22).

5. Приказы о направлении в командировку

Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9) (Пример 2.23).

Приказ о направлении работников в командировку (форма Т-9а) (Пример 2.24). Приказ о направлении в командировку применяется для оформления и учета направления работника в командировку и содержит: фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности); место назначения (страна, город, организация); срок командировки; даты начала и окончания командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

6. Приказы о поощрении

Приказ о поощрении работника (форма Т-11) (Пример 2.25). Приказ о поощрении работников (форма Т-11а) (Пример 2.26). Приказ о поощрении применяется для оформления и учета поощрений в работе.

7. Помимо указанных приказов кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды кадровых приказов:

Приказ о совмещении или прекращении совмещения должностей (профессий) (Пример 2.27).

Приказ о наложении взысканий (Пример 2.28).

Приказ о досрочном снятии взыскания (Пример 2.29).

Приказ об изменении персональных данных работника (Пример 2.30).

Приказ о привлечении к работе в выходные и праздничные дни (Пример 2.31).

Приказ об установлении или снятии надбавок (Пример 2.32).

Приказ об изменении режима работы (Пример 2.33).

8. Кадровая служба организации подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 72.2 ТК РФ).

Кадровая служба документирует также аттестацию персонала, сокращение штата и численности, подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам, организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по основной деятельности.

Документы, сопутствующие изданию приказов. Кроме приказов кадровой службе приходится оформлять сопутствующие документы.

1. Командировочное удостоверение (форма Т-10) (Пример 2.34) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время выбытия в командировку, время прибытия в пункт назначения, время убытия из него и прибытия в место постоянной работы). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки командировочное удостоверение прилагается к финансовому отчету для подтверждения выплаты суточных расходов.

2. Служебное задание (форма Т-10а) (Пример 2.35) применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Данная форма содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку; наименование структурного подразделения; профессия (должность); место назначения; даты начала и окончания командировки; срок командировки; организация-плательщик; основание командировки; содержание задания (цель). Эти реквизиты оформляются перед убытием работника в командировку, по возвращении заполняется реквизит «Краткий отчет о выполнении задания», после чего служебное задание передается на хранение. Данный документ может храниться, например, в личном деле работника вместе с копией приказа о направлении в командировку.

3. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60) используется во внебюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая сторона записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной стороны указанного документа (Пример 2.36).

4. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-61) применяется для расчета компенсации за не предоставленный очередной отпуск работнику при прекращении действия трудового договора. Передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной стороны указанного документа ( 2.37).

5. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам не часто приходилось сталкиваться с формой Т-73 (Пример 2.38).

6. Документы, служащие основанием для издания приказов: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию, акты, в т.ч. фиксирующие нарушения трудовой дисциплины (Пример 2.39), объяснительные записки (Пример 2.40), докладные записки (Пример 2.41), служебные записки на имя руководителя.

7. Документы, предоставляемые по запросу работника. По запросу работника для предъявления в сторонние организации кадровая служба выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности (Пример 2.42); копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу. Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 8 декабря 2003 г.).

Порядок заверения копии документа определен и в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Кадровая служба ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т.д.

Регистрация кадровых документов

Существует три способа регистрации документов:

• простейший - в журналах;
• более совершенный - с помощью картотеки;
• наиболее совершенный, удобный и быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
• организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

Журнал регистрации трудовых договоров (Пример 2.43).

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников (Примеры 2.44, 2.45), каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

Журнал регистрации личных карточек (Пример 2.46).

Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации) (Пример 2.47).

Журналы регистрации приказов (распоряжений). Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов) (Пример 2.48).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива - «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с». Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.)

имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о». Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.) (Пример 2.49).

Журналы учета на факультативной основе. На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

• сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

• об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
• об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала. Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению

Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению

Архив организации создается для централизованного хранения, комплектования, учета и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения.

В соответствии с п. 1 ст. 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 1 декабря 2007 г.) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством (далее - Росархив). Ведомственный срок хранения основных документов по личному составу, характеризующих трудовую деятельность граждан, составляет 75 лет.

Меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов установлены Уголовным кодексом Российской Федерации и Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

В зависимости от объема документов, поступающих на хранение в архив организации, а также задач по обеспечению их сохранности и использованию архив организации может создаваться как самостоятельное структурное подразделение или входить в состав какого-либо подразделения, как правило, в службу документационного обеспечения управления.

Архив возглавляет работник организации, соответствующая должность которого введена в штатное расписание, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое распорядительным документом руководителя организации. Руководство организации обеспечивает архив кадрами, необходимым помещением, оборудованным в соответствии с требованиями обеспечения сохранности документов. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, выполняемые работником архива, его обязанности и права. Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, либо руководителем организации (его заместителем).

В своей деятельности архив организации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, распорядительными документами вышестоящих организаций, руководства организации, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также положением об архиве.

Основным нормативно-методическим документом в практической деятельности архива являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Нормы данного документа обязательны для учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, для всех остальных организаций и учреждений они носят рекомендательный характер. К Основным правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Работа архива организуется в соответствии с Положением об архиве, в котором определяются:

• правовой статус архива;
• источники его комплектования;
• состав документов, поступающих на хранение;
• задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положение об архиве утверждается руководителем организации.

Если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, то Положение согласовывается с соответствующим архивным учреждением. При разработке Положения об архиве рекомендуется использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 18 августа 1992 г. № 176).

Архив организует свою работу во взаимодействии с другими структурными подразделениями организации. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации, как правило, это один из заместителей руководителя организации или руководитель структурного подразделения, в состав которого входит архив.

В случае если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, соответствующее архивное учреждение оказывает архиву консультативно-методическую помощь в организации его работы. Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата по документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, отнесенных в установленном порядке к Архивном фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Росархивом и соответствующим архивным учреждением.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и (или) структурных подразделений - источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений и организаций - источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует и осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, по запросам организаций и частных лиц;
• ведет учет и анализ использования;
• выдает дела во временное пользование в установленном порядке;
• проводит экспертизу ценности документов, находящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии и осуществляет комплекс мероприятий по передаче документов на постоянное хранение (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива);
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• контролирует подготовку дел в структурных подразделениях и других организациях - источниках комплектования к передаче в архив;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел организации;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), в т.ч. в организациях - источниках комплектования архива.

Помимо документов структурных подразделений учреждения и его подведомственных организаций в состав архива могут входить документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений-предшественников, а также документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно ему подчиненных. При этом все документы должны быть упорядочены, описаны и учтены.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения;
• выносить на рассмотрение руководителя организации вопросы, относящиеся к его деятельности.

В целях осуществления контроля за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений организации и других организаций - источников комплектования архив проводит проверки не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Руководители организаций или структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверок. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка, в которой отражается существующее положение, даются рекомендации о ликвидации недостатков и улучшении работы.

При смене руководителя архива прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту.

Для приема-передачи дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.

При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

• документов архива;
• учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел, листов фондов, книг поступления и выбытия документов и др.);
• печатей и штампов архива (при их наличии);
• противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов. Архив совместно с руководителем организации несет ответственность:

• за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Составление номенклатуры дел

Документационное обеспечение деятельности организации представляет собой комплекс работ, связанных, прежде всего, с совершенствованием нормативно-методической базы по организации работы с документами.

В целях эффективной деятельности аппарата управления и рациональной организации документов в делопроизводстве организации составляются инструкции по делопроизводству, перечни документов со сроками хранения, номенклатуры дел.

Подготовка дел к архивному хранению начинается еще на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения документов, а также при формировании дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. В нее включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при разработке номенклатуры дел, являются:

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536;
• далее - Типовая инструкция по делопроизводству);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст; далее - ГОСТ Р 6.30-2003);
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., в ред. от 27 октября 2003 г.).

В Основных правилах работы архивов организаций и Типовой инструкции по делопроизводству изложена методика составления номенклатуры дел; в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения указаны сроки хранения документов; в ГОСТ Р 6.30-2003 содержатся требования, предъявляемые к оформлению документов.

Перечни документов с указанием сроков хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от формы собственности организации и от того, является ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения.

Различаются два вида перечней: типовые и ведомственные (отраслевые).

В состав типового перечня включаются документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Так, во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией и др. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

В настоящее время действуют три типовых перечня.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР в 1988 г. Этот Перечень, как видно из его названия, не отражает наличие в России организаций разных форм собственности и не учитывает возникновение новых видов и разновидностей документов, т. к. изначально он был ориентирован на систему государственных учреждений. В настоящее время часть I данного Перечня распространяется на документы, созданные до 1995 г.; часть II утратила силу в связи с утверждением Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182).

В 2000 г. утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который распространяет свое действие на документы, созданные с 1995 г.

Ведомственные перечни содержат специфические виды документов, свойственные для организаций определенной отрасли (например, перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.).

До настоящего времени действуют перечни документов со сроками хранения Министерства путей сообщения СССР (М., 1987), Министерства связи СССР (М., 1984), Министерства культуры СССР (М., 1983), Министерства строительства СССР (М., 1983), Министерства угольной промышленности СССР (М., 1983) и др.

При составлении конкретной номенклатуры дел можно использовать также примерные номенклатуры дел, разработанные федеральными органами исполнительной власти и согласованные с Росархивом: примерную номенклатуру дел для высших учебных заведений (разработана Минобразованием России), природоохранительных органов Госкомэкологии России, территориальных налоговых органов Российской Федерации, службы занятости и др.

Примерные номенклатуры дел устанавливают примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации определенной отрасли или учреждений данного ведомства, с указанием сроков их хранения, и носят рекомендательный характер. С другой стороны, примерные номенклатуры дел являются наглядным методическим пособием для составления конкретной номенклатуры дел, т.к. они разрабатывались в соответствии с нормативно-методическими документами Росархива по вопросам документационного обеспечения управления.

В номенклатуру дел конкретной организации из примерной номенклатуры дел допускается переносить без изменений предусмотренные ею заголовки дел. В случае необходимости заголовки дел уточняются с учетом специфических функций организации.

Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на руководителя службы ДОУ организации (канцелярию, общий отдел, организационный отдел и т.п.). Ответственный за ведение архива организации (или заведующий архивом) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства этого структурного подразделения, согласовывается с архивом организации и службой ДОУ, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

В разработке номенклатуры дел принимает активное участие постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) организации, в состав которой входят наиболее опытные и квалифицированные специалисты основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание документов, с которыми непосредственно связано исполнение их служебных обязанностей, и выступающие в роли экспертов по определению значения и ценности содержащейся в этих документах информации.

Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме на общем бланке организации (Пример 3.1). После ее визирования ответственным за ведение архива организации номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с ЭК организации. Если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, то номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего архивного органа или архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

С началом нового календарного года исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется заново, если в результате преобразований меняются задачи, функции, структура организации. При этом меняется и состав документов, появляются новые комплексы документов, отражающие изменившиеся или вновь возникшие направления деятельности организации.

Прежде чем приступить к заполнению формы номенклатуры дел, необходимо выбрать схему систематизации заголовков дел внутри нее. Как правило, основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура организации или ее штатное расписание. В этом случае названиями разделов, подразделов номенклатуры дел будут являться названия структурных подразделений, обозначенных в утвержденной структуре организации или ее штатном расписании. Например:

1. Организационное управление.
2. Информационно-плановое управление.
3. Отдел бухгалтерского учета и отчетности.
4. ...

При этом названия структурных подразделений располагаются в номенклатуре дел в той последовательности, в которой они указаны в утвержденной структуре управления или штатном расписании. Структурное подразделение, в компетенцию которого входят вопросы документационного обеспечения управления организации (например, организационное управление, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д., т.е. то, в котором формируются в дела подлинные организационно-распорядительные документы), должно указываться в номенклатуре дел первым, независимо от того, какое место оно занимает в структуре управления или штатном расписании.

Каждому структурному подразделению присваивается свой порядковый номер, например: 01, 02, 03 и т.д. Если число однозначное, перед ним ставится цифра «0». Порядковые номера структурных подразделений могут присваиваться условно либо закрепляться в Инструкции по делопроизводству или приказом руководителя. Номера обозначаются арабскими цифрами.

Если в составе структурного подразделения имеются отделы, подотделы, то им присваиваются цифровые обозначения, состоящие из пар цифр, например: 01.01; 01.02 и т.д., где первая пара цифр - цифровое обозначение управления, вторая пара цифр - цифровое обозначение отдела, входящего в состав управления.

Если организация не имеет четко выраженной структуры, то номенклатура дел строится по функциональной схеме. В этом случае названия разделов, подразделов отражают направления деятельности организации. Например:

• Организационно-распорядительная деятельность;
• Информационно-аналитическое обеспечение деятельности;
• Планово-финансовая деятельность;
• Учет и отчетность;
• Кадровое обеспечение деятельности и т.д.

Рассмотрим заполнение граф номенклатуры дел отдела кадров государственного органа (Пример 3.2).

B графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из принятого в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах каждого структурного подразделения. Порядковый номер заголовка дела отделяется от цифрового обозначения структурного подразделения тире.

В графу 2 включаются заголовки дел, а также их томов, частей.

Каждый заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью значимости вопросов, содержащихся в документах, составляющих дела, и их видов в логической последовательности, а также их взаимосвязью. Последовательность их расположения должна быть следующей:

1. Заголовки дел, содержащих нормативные правовые документы законодательных и исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, относящиеся к деятельности организации. Далее включаются заголовки дел, отражающие организационно-распорядительную деятельность самой организации. При этом заголовки дел, содержащие документы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел самой организации.
2. Заголовки дел, содержащих планово-отчетную документацию. При этом в заголовке дел указывается, за какой период представлены планы, отчеты. Например, не допускается использовать такой заголовок: «Планы и отчеты о работе управления», необходимо сформулировать заголовок следующим образом: «Годовой план работы управления и отчет о его выполнении» или «Квартальные планы работы управления и отчеты об их выполнении». Не допускается объединять в один заголовок планы и отчеты за различные периоды, например: «Годовые, квартальные и месячные планы работы управления и отчеты об их выполнении». Данные документы, в зависимости от периодичности их составления, имеют разные сроки хранения, в связи с чем подлежат формированию в самостоятельные дела и их заголовкам присваиваются соответствующие самостоятельные индексы по номенклатуре дел.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций запрещается формировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

Однако, учитывая, что квартальные и месячные планы и отчеты имеют, как правило, временный срок хранения - 5 лет, 1 год (при наличии годовых), данные документы можно формировать в одно дело, и заголовок в номенклатуре дел будет выглядеть следующим образом: «Квартальные и месячные планы работы управления и отчеты об их выполнении». При этом срок хранения документов (квартальных, месячных планов и отчетов) указывается максимальный - 5 лет по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

3. Заголовки дел, содержащих доклады, аналитические обзоры, сообщения и т.п., не вошедшие в состав отчетов о работе организации, и другие документы, отражающие основную деятельность организации.
4. Заголовки дел, содержащих документы по проверкам (ревизиям) основной деятельности организации.
5. Заголовки дел, содержащих переписку с организациями. При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих переписку с вышестоящими организациями, а также по вопросам основной деятельности, затем по вспомогательным видам работ.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с зарубежными организациями о торгово-экономическом сотрудничестве».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по вопросам материально-технического обеспечения и хозяйственного обслуживания общества».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Мособлстатом о сроках представления статистических отчетов».

В конце каждого раздела номенклатуры дел располагаются заголовки дел учетных форм документов (книги, журналы, картотеки регистрации, учета и т.п.).

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Не допускается применение в заголовках неконкретных формулировок типа «Переписка с иностранными инвесторами», «Внутренняя переписка», «Аналитические материалы», «Материалы по совместным предприятиям» и т.п.

Заголовок дела должен состоять из следующих основных элементов:

• название вида дела (переписка, журнал, карточка и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения, планы, отчеты и т.д.);
• автор документа;
• краткое содержание документов дела.

В необходимых случаях заголовок может дополняться такими элементами, как периодичность (например, планы, отчеты), корреспонденты (например, переписка), ссылки на копийность документов и др.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Такие формулировки, как «Взаимодействие со СМИ», «Зарплата» и т.п., никакого отношения к заголовкам дел не имеют.

Заголовки дел могут конкретизироваться при формировании и оформлении дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о ремонте транспортных средств (сведения, акты, заявки и переписка)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения, например: «Документы к заседаниям Совета директоров общества (доклады, выступления, информации и др.)».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем вносятся формулировки, уточняющие содержание заголовка данного тома, части дела.

Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, могут уточняться в процессе формирования дел в делопроизводстве.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение одного календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, а также номера статей по перечню, который был использован в работе по определению срока хранения документов.

Как уже было сказано ранее, основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень). Данный Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельность, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Типового перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит конкретных наименований документов, а дает их обобщенное наименование.

Каким образом применять ту или иную статью перечня, касающуюся срока хранения документов? Это зависит от того, является ли организация источником комплектования архивного учреждения. В соответствии с указаниями по применению Типового перечня временные сроки хранения применяются всеми организациями. Временные сроки хранения документов, указанные в перечнях, могут быть увеличены по заключению ЭК организации, снижение же сроков хранения документов не допускается.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, предусмотрен следующий порядок хранения документов, для которых в перечне установлен постоянный срок хранения: для государственных и муниципальных организаций - 10 лет, для негосударственных - не менее 10 лет.

Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением (в графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения «До ликвидации организации»).

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока не отпадет надобность в них (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях.

При заполнении графы 4 номенклатуры дел после проставления срока хранения дела необходимо указывать ссылку на соответствующую статью перечня. При этом в необходимых случаях указывается не только номер статьи, но и все буквенные обозначения и примечания, относящиеся к содержанию документов дела.

Графа 5 «Примечание» заполняется службой ДОУ в течение срока действия номенклатуры дел. В этой графе указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел. В случае если при определении сроков хранения использовались различные перечни, то напротив каждого заголовка дела указывается соответствующее название перечня. При первом упоминании указывается его полное наименование, при последующих - сокращенное, например:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000) - т.п. 2000;
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1988) - т.п. 1988;
• Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (2000) - в.п. 2000.

Если в работе по определению сроков хранения документов применялось несколько ведомственных перечней, то по возможности необходимо указать сокращенные названия ведомств, подготовивших перечни, со ссылками на выходные данные документов.

Помимо этого, в графе «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах. К переходящим делам относятся:

• положения об организации и ее структурных подразделениях, правоустанавливающие документы о деятельности организации;
• долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности организации;
• личные дела сотрудников и др. В этом случае в графе 5 указывается «Переходящее».

В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения, о заведении или незаведении дел и т.п.

В этой же графе возможны также указания о лицах, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также особенностях заведения дел. Делаются также отметки о местонахождении подлинников документов, например: «Подлинники в деле 01-03».

По окончании календарного года заполняется таблица, содержащая сведения о категориях и количестве дел (томов, частей), заведенных в организации, по срокам хранения (постоянного и временного).

Формирование дел

После составления, согласования и утверждения руководителем организации номенклатуры дел начинается формирование документов в дела, которое производится в организации в начале каждого года.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно — в службе ДОУ или децентрализовано — в структурных подразделениях. Практика показывает, что организации чаще выбирают децентрализованный вариант формирования дел. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также осуществляет руководство этой работой.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы. Документы в делах группируются по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Типовому перечню разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, отпусках без сохранения заработной платы, длительных зарубежных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее формировать их в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанные с их трудовым стажем, и отдельно — приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.) как приложение к этим документам, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Подготовка дел к архивному хранению

Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив организации. Документы кадровой службы (так же как и любого другого структурного подразделения организации) в соответствии с Типовым перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в отделе кадров, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями, после чего уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.);
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем - в основном 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством, - хранятся 45 лет; тарификационные ведомости - 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет. В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Документы передаются в архив организации, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций по описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает:

• проведение экспертизы ценности документов; оформление дел;

составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается ЭК (Пример 3.3). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы ДОУ и архива организации (или лицо, ответственное за архив). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются Положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2).

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации);
• подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 3.4).

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2000 г., срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2006 г. Если дело включает несколько томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, - 1 августа 2008 г., они могут быть уничтожены только 1 января 2009 г.

Как указывалось ранее, срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении их к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на делах, подлежащих длительному (свыше 10 лет) хранению и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу? Это связано, прежде всего, с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть этих документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого она является.

Оформление дел

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, оформляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем заведующего архивом или ответственного за архив организации.

В зависимости от сроков хранения документов осуществляется полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом допускается хранить дела в скоросшивателях (не переплетать), не проводить перегруппировку документов в деле, не нумеровать листы и не составлять заве-рительные надписи.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов в деле;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Перегруппировка документов в деле. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями: в начале дела должен располагаться приказ (распоряжение) № 1, далее № 2 и т.д.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев (по датам составления актов).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме, направление или представление;
• анкета (личный листок по учету кадров);
• автобиография;
• документы об образовании;
• выписки из приказов, распоряжений о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), копии свидетельств о браке, аттестационные листы и др.

Не подлежат упорядочению в личных делах документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения: справки с места жительства и о жилищных условиях; справки о состоянии здоровья; черновики и дублетные экземпляры документов; заявления работников и копии приказов о предоставлении отпусков и командировках; обходные листы и т.п. Данные документы изымаются из личных дел и включаются в акт на уничтожение.

Невостребованные личные документы (удостоверения, свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и т.п.) вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером.

Личные дела вносятся в опись по году увольнения работника, а внутри годового раздела систематизируются по алфавиту фамилий по первым трем буквам.

Лицевые счета по заработной плате, личные карточки формируются в дела по алфавиту фамилий.

Трудовые договоры, соглашения, контракты, не вошедшие в состав личных дел, могут формироваться в самостоятельные дела в пределах одного календарного года в хронологической последовательности по датам их заключения. При этом составляется внутренняя опись, в которой в алфавитном порядке перечисляются фамилии, имена, отчества работников и напротив каждой фамилии проставляются номера листов дела, либо трудовые договоры, соглашения, контракты формируются в пределах одного календарного года, в котором они были заключены, по алфавиту фамилий работников.

Табели и наряды работников вредных профессий формируются в дела таким же способом.

Подшивка или переплет дела. При формировании дел, подлежащих длительному архивному хранению, следует также учитывать, что дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. В противном случае формируется следующий (2-й, 3-й) том данного дела.

При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело, например: «Лицевые счета работников ОАО «Веста» по заработной плате за 1999-2005 годы».

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела заключаются в твердую обложку или картон, подшиваются или переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста документа, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) изымаются.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Нумерация листов в деле. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Сложенные листы разворачиваются и также нумеруются в верхнем правом углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, табуляграммами, выписками) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется как отдельный лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение конверта.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров, например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров, например: 25, 27, 28, 29 и т.д. Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе - заверителе дела.

Например, последний номер листа дела 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер - 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов - 25а, 25б; пропущенный номер листа - 26».

Составление заверительной надписи дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заве-рительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме (Пример 3.5). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются такие особенности нумерации документов дела, как наличие литерных номеров и пропущенных номеров листов, номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и др. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Составление внутренней описи документов дела. Для учета документов определенной категории дел составляется их внутренняя опись (Пример 3.6). Прежде всего это касается личных дел работников организации. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Оформление обложки дела. После того как проведена нумерация листов, необходимо оформить обложку дела (Пример 3.7).

Обложка дела оформляется светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дела не допускаются: если была допущена ошибка, запись составляется заново.

При оформлении обложки дела желательно использовать черную тушь, т.к. она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций обязательными элементами обложки дела являются:

1. Наименование организации. На обложке дела указывается полное наименование организации в именительном падеже в соответствии с ее учредительными документами, а в скобках - принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.
2. Наименование структурного подразделения. Также указывается полностью.
3. Индекс дела. Переносится на обложку из номенклатуры дел.
4. Заголовок дела. Заголовок дела является одним из важнейших реквизитов обложки дела: от того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.

Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

• название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);
• название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
• краткое содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, и ссылка на копийность документов дела.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

К распорядительным документам проставляются их номера, например: «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий на буквы «А»-«В» за 2005 год» или «Приказы № 1-130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

В заголовках личных дел фамилия, имя, отчество пишутся полностью, например: «Личное дело уволенного Исаева Виктора Григорьевича в 2006 году».

При оформлении обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате, необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение различных аббревиатур типа ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д., поскольку это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах (неправильно «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО», правильно - «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела»).

Если работники предприятия работают во вредных условиях труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех и подразделение, в котором они работали.

Точка в конце заголовка дела не ставится.

5. Дата дела. Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является Книга (Журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в Книге (Журнале).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например: 5 июня 2005 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа: 05.06.2005.

6. Количество листов в деле. Переносится из листа - заверителя дела.
7. Срок хранения дела. Проставляется в соответствии с Типовым перечнем или номенклатурой дел организации.
8. Архивный шифр дела. Включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. (Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.) Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который так же, как и список фондов, является основным учетным документом архива).

Номер дела соответствует номеру дела по описи.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных ЭК организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного органа (в случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Составление описей дел

Одним из важнейших видов архивных работ является описание документов, подготовленных для длительного хранения, с целью использования содержащейся в них информации.

После проведения комплекса работ по экспертизе ценности документов, отбору их на дальнейшее долговременное хранение и оформлению дел составляются архивные описи.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. От того, насколько полно и исчерпывающе будут представлены описательные статьи в описи документов, зависит оперативный поиск необходимых сведений.

Описи составляются по установленной форме в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации по установленной форме (Пример 3.8) и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются сводные описи отдельно на дела постоянного хранения (Пример 3.9), временного хранения (свыше 10 лет) (Пример 3.10) и по личному составу (Пример 3.11).

На документы по личному составу, в зависимости от их объема, видового состава, формата дел и характера использования, могут составляться отдельные описи. Например, отдельно могут составляться описи:

• на приказы по личному составу;
• лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате;
• личные дела или личные карточки работников;
• невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения, свидетельства и др.).

Каждая опись имеет свое название и номер, например: «Опись № 1 л/с дел по личному составу (приказы) за 1980-1985 годы» или «Опись № 2 л/с дел по личному составу (личные дела) за 1980-1985 годы» и т.д.

Описи на дела по личному составу составляются в трех экземплярах.

Заполнение формы описи. При заполнении формы описи указывается то наименование организации, которое она имела в период создания документов, включенных в опись.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивается им. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива и хранит только один архивный фонд, то надобность в данном реквизите отпадает; при наличии в организации нескольких фондов (например, ее предшественников или подведомственных организаций, документы которых составляют самостоятельные фонды), каждому из них в соответствии со списком фондов33 присваивается очередной номер в хронологической последовательности по мере поступления его в архив.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
• номинального (по видам дел и разновидностям документов);
• географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов) и др.

В организациях с большим штатным численным составом, как правило, применяется хронологически-структурная схема систематизации заголовков дел в описи.

Пример построения описи в соответствии с хронологически-структурной схемой приведен ниже (Пример 3.12).

При небольшой штатной численности организации или отсутствии четко выраженной структуры заголовки дел в годовом разделе сводной описи могут систематизироваться по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• личные дела;
• карточки по учету личного состава;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут включаться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, лицевые счета, трудовые книжки и др.).

Составление отдельной описи на невостребованные документы. Необходимость составления отдельной описи на невостребованные трудовые книжки или лицевые счета по заработной плате может быть вызвана также особенностями формата их дел. Так, дела, включенные в опись, хранятся в архиве в связках или коробках в строгом соответствии с их порядковыми номерами по описи. Формирование же дел разных форматов в одну связку или коробку согласно описи создает определенные трудности в поиске необходимых документов и неудобства в организации их хранения. Невостребованные трудовые книжки, помимо того что их формат отличается от формата основной массы документов, по личному заявлению их владельцев должны выдаваться им на руки; итоговая запись в описи о количестве дел, включенных в нее, при этом постоянно меняется в связи с их выбытием.

При внесении в опись личных дел работников (или личных карточек) следует помнить, что они включаются в опись по году увольнения лица, на которого заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту фамилий.

К каждому личному делу составляется внутренняя опись по установленной форме. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); даты дела (тома); количество листов в деле (томе). В табличном варианте она выглядит следующим образом:

Рассмотрим более подробно заполнение граф таблицы.

В графе 1 проставляется порядковый номер дела по описи. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе 2 проставляется индекс дела по номенклатуре дел.

В графе 3 указывается заголовок дела. Заголовок дела вносится в опись в точном соответствии с заголовком, указанном на обложке дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью35. При этом следует помнить, что на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

В графы 4 и 5 включаются сведения о крайних датах и количестве листов, которые переносятся с обложки дела.

Графа 6 «Примечание» используется для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния документов и т.д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

соответствии с Основными правилами работы архивов организаций допускается внесение в опись заголовков дополнительно обнаруженных дел, которые включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Справочный аппарат описи. В справочный аппарат описи входят титульный лист и предисловие, при необходимости могут составляться указатели, оглавление и список сокращенных слов.

На титульном листе описи дел указываются:

• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи (дел постоянного хранения, дел долговременного хранения, дел по личному составу и т.д.);
• крайние даты дел, включенных в опись.

В предисловие к описи включаются краткие сведения об истории деятельности фон-дообразователя. Указываются полное официальное наименование организации, в скобках - принятое сокращенное наименование, подчиненность, даются ссылки на распорядительные документы (название документа, дата и его номер), на основании которых была создана организация, указываются основные направления ее деятельности, наличие подведомственной сети и структура управления организации. Если в течение обрабатываемого периода произошли изменения в названии, подчиненности, направлении деятельности, структуре и т.п., то это оговаривается в предисловии со ссылками на соответствующие документы. Полное официальное наименование организации за обрабатываемый период можно восстановить по бланкам для писем, приказов организации и оттиску печати. Направления деятельности организации закреплены уставом, положениями и другими документами, касающимися организационных основ деятельности организации, а также отражены в планах и отчетах организации. Структура организации может быть указана как в официально утвержденном документе «Структура организации», так и в штатном расписании. События излагаются кратко в хронологическом порядке и в логической последовательности.

В предисловии отмечаются наиболее типичные группы дел по разновидностям документов, например: «В опись включены: приказы руководителя организации по основной деятельности, штатные расписания, годовые отчеты по основной деятельности».

Более подробно в предисловии дается характеристика состава и содержания документов, внесенных в данный раздел описи. Например, в опись включен «Годовой отчет по основной деятельности организации с объяснительной запиской за 2000 год». Следует раскрыть состав и содержание документов этого дела: указать, какие именно отчеты вошли в состав дела (по каким вопросам основной деятельности организации) и какие сведения содержатся в объяснительной записке.

Необходимо также указать степень полноты документов, включенных в опись. Если по каким-то причинам в опись не вошли документы, подлежащие постоянному или длительному хранению, то необходимо объяснить их отсутствие и по возможности дать разъяснение, по каким документам, включенным в опись, можно восполнить информацию, содержащуюся в этих документах.

Помимо вышесказанного, в предисловии освещаются особенности формирования, описания документов дел, включенных в опись, а также особенности систематизации заголовков дел описи.

Указатели к описи. В необходимых случаях к описи может составляться указатель, который представляет собой алфавитный или составленный по какому-либо другому признаку перечень наименований, понятий, упоминаемых в документах, представленных в описи, с указанием ссылочных данных на порядковые номера дел по описи. Указатели могут составляться к заголовкам дел без их просмотра или к документам с просмотром дел.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический) и хронологический. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия и поисковых данных. Поисковые данные указателя к делам включают порядковые номера дел по описи.

Предметный указатель включает перечень понятий, расположенных в алфавитном порядке, тематический указатель - понятий, которые представляют собой исторические факты из деятельности организации. Именной указатель строится по алфавитному признаку, он может включать в себя фамилии, имена, названия и т.д., упоминаемые в документах или заголовках описи. Географический указатель включает наименование административно-территориальных единиц.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих годы документов.

Научно-справочный аппарат. В состав научно-справочного аппарата к документам архива организации могут входить каталоги, обзоры, исторические справки, базы данных, выполняющие функции справочников по документам архива и т.д. Состав научно-справочного аппарата архива организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, а также интенсивностью использования его документов.

Историческая справка к описи. Историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя и его архивного фонда, а также краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к его документам.

Историческая справка состоит из трех разделов:

1. История фондообразователя.
2. История фонда.
3. Характеристика документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя - включает в себя следующие сведения:

• даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылками на законодательные акты или распорядительные документы;
• название организации-преемника или предшественника;
• задачи и функции организации и их изменения;
• масштаб деятельности организации, состав системы подведомственной сети; изменения в названии и подчиненности организации;
• структура организации и ее изменения.

Второй раздел - история фонда - включает в себя следующие сведения:

• дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утрата документов);
• степень сохранности документов;
• особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;
• состав научно-справочного аппарата к фонду.

Данный раздел исторической справки включает в себя также краткую характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя.

Третий раздел — характеристика документов фонда — включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Историческая справка дополняется при каждой последующей обработке документов. В случае ликвидации организации в обязательном порядке указываются названия документов, на основании которых организация была ликвидирована.

Порядок уничтожения дел

После того как проведена экспертиза научной и практической ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт составляется на дела всей организации, всех ее структурных подразделений: службы ДОУ, отделов планирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадров и т.д.

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются только те дела, сроки хранения которых в соответствии с Типовым перечнем истекли. При этом не допускается вносить в акт дела с временными сроками хранения, если не проведена научно-техническая обработка документов как постоянного, так и долговременного срока хранения (по личному составу) за соответствующий период. Так, если описи дел, подлежащих постоянному хранению и по личному составу, содержат документы по 1995 г., значит, в акт включаются дела с истекшими сроками хранения по 1995 г. включительно (т.е. завершенные делопроизводством по 1995 г. включительно).

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела, законченные делопроизводством в 1995 г. и имеющие по Типовому перечню 5-летний срок хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2001 г.

Акт составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций.

Акт оформляется на общем бланке организации. Вначале указывается название перечня документов со сроками хранения, послужившего основанием для определения сроков хранения документов, включенных в акт. Затем в таблице перечисляются заголовки дел, крайние даты документов, индексы дел по номенклатуре дел, количество единиц хранения, сроки хранения и номера статей по перечню. В графе «Примечание» даются пояснения.

Заголовки дел систематизируются в акте по структурным подразделениям. При этом вначале указывается название соответствующего структурного подразделения, а затем виды документов. Заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе.

В графе «Крайние даты» после группового заголовка дел указываются годы ведения их в делопроизводстве.

Индекс дела проставляется по номенклатуре дел. Если номенклатура дел по каким-то причинам не была составлена, то эта графа в акте не заполняется.

В графе «Количество единиц хранения» напротив каждого группового заголовка проставляется общее количество дел данной группы.

В графе 6 акта проставляются сроки хранения и номера статей по перечню. При определении сроков хранения документов по перечню следует особое внимание обратить на графу перечня «Примечание», т.к. указанные в ней сноски и примечания имеют существенные пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов.

Приведем в качестве примера п. «а» ст. 5 Типового перечня. Предположим, заголовок дела звучит так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) правления Отрытого акционерного общества «Синтез». К данным документам в Типовом перечне проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения - до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) - до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает хранение не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов - или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.

В графе «Примечание» акта на уничтожение в необходимых случаях даются пояснения о включении в акт определенных видов документов. Это касается, прежде всего, документов бухгалтерского учета и отчетности. Анализ данного раздела Типового перечня показывает, что больше всего примечаний имеют именно такие документы.

Например, для оборотных ведомостей ст. 168 Типового перечня предусмотрен 5-летний срок хранения, но с пометкой «При условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения». При включении в акт данной категории документов в графе «Примечание» необходимо дать соответствующие пояснения: в первом случае - «Ревизия проведена. Споров, разногласий, следственных и судебных дел нет», во втором случае - «Сроки действия истекли».

Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на государственное или муниципальное хранение. Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, срок хранения подобных документов может быть увеличен.

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов приведен ниже (Пример 3.13).

Имеются в виду документы, отражающие нормативно-правовую деятельность организации (в т.ч. распорядительные документы по основной деятельности), содержащие информацию об имущественных правах организации, итогах ее деятельности; учредительные и другие документы, подлежащие хранению в организации в соответствии с действующим законодательством, а также до момента ее ликвидации или ввиду их практической надобности.

Итоговая запись акта, приведенная в примере 3.13, относится к организациям, документы которых подлежат передаче на государственное или муниципальное хранение.

Если документы организации не отнесены в установленном порядке к Архивному фонду Российской Федерации, то итоговая запись акта будет выглядеть следующим образом:

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации.

Погрузка и вывоз документов для их переработки осуществляется под контролем работника архива организации (или ответственного за архив), после чего в акте делается соответствующая запись:

К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку. В отдельных случаях утилизация документов может сопровождаться составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

Передача документов по личному составу на хранение в государственные или муниципальные архивы

Как известно, срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение этого срока организации обязаны обеспечивать сохранность этих документов. Однако не все организации имеют соответствующие условия для их длительного хранения, учета и использования в соответствии с действующими нормативами. Документы, как правило, хранятся в рабочих комнатах, что нередко приводит к их утрате. Между тем эти документы содержат сведения социально-правового характера, являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников организации.

В соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги, в т.ч. по вопросам обеспечения сохранности документов, их учету и использованию.

Архивные учреждения, как правило, располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и надлежащая организация хранения документов, исключающие их утрату и обеспечивающие поддержание их в должном физическом состоянии.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и их использования организации могут передавать их в государственные и муниципальные архивы на основе договора или соглашения. Предметом договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в т.ч. на стадии делопроизводства (например, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации - собственника документов.

В качестве обязательства государственный (муниципальный) архив, как правило, принимает на себя на безвозмездной основе:

• обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;
• исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;
• выдачу организации-фондообразователю дел во временное пользование, в т.ч. и для работы в читальном зале архива.

На договорной основе за плату государственный (муниципальный) архив осуществляет:

• прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;
• проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению;
• оказание консультативно-методической помощи организации в совершенствовании организации работы с документами;
• отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• составление учетного и научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в организации;
• разработку нормативно-методических документов по организации делопроизводства и работы архива (номенклатур дел, положений об архиве, об экспертной комиссии, должностных инструкций и т.д.);
• изготовление копий документов;
• исполнение тематических запросов по производственной, хозяйственной и другой деятельности организации;
• повышение квалификации кадров по вопросам работы с документами и организации работы архива.

В свою очередь, организация обязуется:

• обеспечивать сохранность образующихся в ее деятельности документов до передачи их на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• соблюдать установленные законодательством требования по работе с документами;
• производить передачу документов своими силами и за счет своих средств.

Стоимость архивных работ, указанных в договоре, определяется на основе договорных цен на работы и услуги, выполняемые государственными (муниципальными) архивами, в соответствии с прейскурантами цен, зарегистрированными в установленном порядке.

На каждый вид работы может составляться отдельный договор. Объем работ и их стоимость определяются на основе приложенных к договору расчетов. Стоимость работ может быть скорректирована в случае изменения цен на услуги или расценок на виды работ.

В архивные учреждения поступают документы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Прежде чем документы поступят на государственное или муниципальное хранение, описи на них должны быть согласованы с тем архивным учреждением, в который предполагается передача документов.

Описи с соответствующим научно-справочным аппаратом составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании ЭК организации и после согласования направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Прием документов на временное, в т.ч. депозитарное, хранение оформляется актом приема-передачи по установленной форме (Пример 3.14). Передача дел проводится по-единично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный или муниципальный архив.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо дел, числящихся в описи, то их номера оговариваются в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке излагаются причины их отсутствия.

Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по упорядочению документов, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов организаций и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки. Проводится также проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыва листов, размывки текста документов и т.п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов. В случае заражения документов плесенью, грибком работники архивов вправе не принимать их на хранение. Данные документы подлежат специальной обработке. Утраченные подлинники документов могут быть заменены заверенными копиями.

В государственные и муниципальные архивы могут поступать также документы, имеющие временный (до 10 лет) срок хранения по Типовому перечню (например, переписка, графики, докладные записки, основания к приказам и т.д.). Подобные документы могут поступать в архивные учреждения по сдаточным описям или актам, в которых могут содержаться групповые заголовки дел. При составлении договора на прием-передачу этих документов необходимо также указать порядок их использования и условия уничтожения этих документов после истечения сроков их хранения. За временное хранение этих документов архивными учреждениями взимается плата.

Заключение

На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного в данном справочнике перечня. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные документы и приступить к их оформлению.

Начать лучше с составления штатного расписания и графика отпусков, даже если были нарушены указанные в Трудовом кодексе Российской Федерации сроки составления данных документов. Это как раз тот случай, когда лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.

После этого необходимо завести Журнал регистрации трудовых договоров, Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников, оформить учет трудовых книжек.

Затем предстоит оформить в соответствии с требованиями личные карточки формы Т-2. При этом оформлять документы задним числом не рекомендуется — любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода можно прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

Очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников должно происходить в строго установленные Трудовым кодексом Российской Федерации сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

После этого можно приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Необходимо помнить, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. эти документы содержат нормы трудового права. Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников в короткие сроки невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью надо относиться к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.

В последние годы наблюдается устойчивая тенденция к росту количества дел, вытекающих из трудовых правоотношений, в судах общей юрисдикции.

Все совершаемые людьми действия имеют либо фактический - недоказуемый, либо юридический, т.е. доказательственный, характер.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что при оформлении документов необходимо соблюдать нормы, установленные законодательством и определенные учредительными документами, а также правила оформления документов.

Чтобы доказать, что какое-то событие произошло именно тогда, когда оно произошло, это событие должно быть подтверждено документами в установленном порядке, а документ должен быть зарегистрирован в журнале или книге учета. Для того чтобы журнал учета был принят судом к рассмотрению, он должен быть прошит, заверен печатью и подписью руководителя организации, подписью лица, ответственного за ведение кадровых документов, все его страницы должны быть пронумерованы ручкой.

Правильная организация кадрового делопроизводства избавит руководителя от проблем с работниками, минимизирует количество трудовых споров (т.к. для них просто не будет почвы) и позволит относиться спокойно к проверкам трудовой инспекции либо другого проверяющего органа.

Версия для печати