Библиотека управления

Минное поле внедрения СЭД, или 5 способов разрушить бизнес

Анатолий ГавриловВедущий бизнес-аналитик компании «Утилекс»

О том, какие преимущества дает автоматизация процессов делопроизводства, сегодня знают практически все. Повышение эффективности работы организации, ускорение бизнес-процессов, повышение прозрачности и удобные инструменты контроля исполнительской дисциплины — вот лишь некоторые из преимуществ, ожидаемых от внедрения. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) имеет свои законы и правила, несоблюдение которых может привести к негативным последствиям. В статье представлен обзор наиболее «популярных» ошибок при внедрении СЭД.

1. Покупка готового решения

Часто сценарий выбора СЭД в компании сводится к выбору конкретного решения на конкретной платформе. Изучается рынок, маркетинговые материалы, приглашаются интеграторы для проведения презентации. Это имеет смысл, если компания планирует осуществить проект собственными силами, имея в штате команду внедрения, да и то не всегда. Если же компания планирует вести проект с помощью партнера, то работы по выбору платформы СЭД не только бесполезны, они зачастую ведут в тупик, так как самостоятельно разобраться в тонкостях возможностей каждой платформы практически невозможно.

К сожалению, найти на рынке готовую СЭД для конкретной организации практически невозможно: каждая компания неповторима, более того, уникальность внутренних бизнес-процессов является одним из основных конкурентных преимуществ компании. Особенно, если речь идет о процессе управления информацией в организации, а за него как раз и отвечает СЭД.

Исключением может стать автоматизация относительно универсальных (в силу наличия российского налогового законодательства и бюрократической системы) областей документооборота — бухгалтерского учета или делопроизводства государственного предприятия. Стоит отметить, что именно задача автоматизации типовых процессов работы с документами госучреждений является причиной появления на рынке так называемых готовых решений для автоматизации процессов документооборота.

Необходимо понимать, что выбирая такое решение, вы покупаете модель процессов и идеологию устройства некоммерческой организации, для которой конкурентные преимущества не являются ключевыми.

Именно поэтому ведущие отечественные производители СЭД и гранды мировой индустрии ECM позиционируют свои продукты исключительно как платформы с некоторым багажом логики, набором под-процессов best-practice, на которые полезно ориентироваться.

Безусловно, игнорировать базовые особенности платформ не следует, в особенности возможность их интеграции с другими продуктами популярных производителей. К примеру, в последнее время возросла значимость такого критерия как совместимость СЭД c Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) и т.п. Но, как бы то ни было, платформа в первую очередь является инструментом компании, профессионально занимающейся ее внедрением. Ведь на практике практически любое решение можно реализовать с помощью различных платформ, выбор которых обусловлен индивидуальными особенностями заказчика.

Необходимо осознавать: проект по внедрению СЭД — это комплекс работ, который сначала помогает определить, что нужно компании, а уже потом это реализовать. Следовательно, выбирая готовый продукт, компания заведомо лишает себя возможности на приобретение решения, выверенного согласно ее неповторимым потребностям.

2. Отсутствие бизнес-заказчика

Неудачное внедрение СЭД может быть обусловлено отсутствием в штате компании компетентного сотрудника (или группы сотрудников), обеспечивающего эффективное взаимодействие с компанией-партнером, внедряющим систему. В литературе его именуют «бизнес-заказчик». Этот сотрудник должен обладать обширным набором компетенций: он должен быть заинтересованным в результатах проекта, понимать его цели и задачи, обладать возможностью принимать проектные решения на высшем уровне, а также иметь представление об области автоматизации и ИТ в целом.

На практике бизнес-заказчиком проекта по внедрению СЭД обычно является начальник службы документационного обеспечения компании, заведующий канцелярией или главный юрист. Зачастую данный выбор обоснован лишь знанием предметной области внедрения, что является необходимым, но, в то же время, далеко не достаточным условием. По этой же причине бизнес-заказчиком не может быть и ИТ-директор.

Бизнес-заказчик является ключевой фигурой проекта, его отсутствие (либо отсутствие у человека, объявленного бизнес-заказчиком, требуемой компетенции, мотивации, административного инструмента и т.д.) грозит тем, что проект не будет успешным, вне зависимости от других условий.

Усугубляет проблему то, что оценить важность данного фактора или фактический уровень компетенции потенциального бизнес-заказчика могут только специалисты партнера с большим опытом формирования команды в подобных проектах.

Таким образом, прежде чем входить в проект по внедрению СЭД, необходимо решить задачу выбора бизнес-заказчика внутри компании. Как показывает практика, лучше всего в этой роли могут выступить исполнительный директор, директор по развитию или финансовый директор компании, а также группа, в которую входят перечисленные сотрудники. Облегчить бизнес-заказчику задачу грамотного управления проектом на этом этапе поможет курс обучения у разработчика СЭД.

3. Внедрение СЭД без учета развития компании

Необходимо четко понимать, какое место в ИТ-стратегии компании займет СЭД. И хотя спрогнозировать изменения в стратегии управления информацией на годы вперед — задача особенно сложная и нетривиальная, это понимание должно быть сформировано хотя бы на несколько лет вперед, с учетом сроков окупаемости проекта.

Например, если компания через год планирует активное расширение и экспансию в удаленные регионы, то возможность масштабирования системы следует учесть при проектировании СЭД. Иначе, при увеличении объема операций в системе, производительность системы значительно снизится, а работа в ней станет невозможной, несмотря на расширение вычислительных мощностей.

Необходимо заранее учесть возможность интеграции СЭД с другими информационными системами. В противном случае в будущем объем операций по вводу одних и тех же данных в разные системы достигнет колоссальных масштабов. Следует понимать, что если возможности интеграции заранее не были обозначены и спроектированы в системе (хотя бы на уровне понимания, что в будущем это понадобится), то в дальнейшем их реализация будет стоить огромных денег.

Иными словами, необходимо так спланировать ИТ-стратегию компании, чтобы СЭД могла эффективно использовать как минимум 5–7 лет.

4. «Кризис» документооборота в компании

«Классика» негативного сценария внедрения СЭД — случай, когда процессы, которые планируется автоматизировать, не поставлены.

При внедрении СЭД эта ситуация наиболее актуальна, так как лица, принимающие решение о старте проекта, порой не догадываются о том, что подобная проблема на предприятии действительно есть. Ведь само по себе наличие регламента согласования документов (возможно, неэффективного и недоработанного) еще не говорит о том, что документооборот в компании налажен и готов к автоматизации.

Это может привести к скорому и полному провалу проекта или к оперативным попыткам выстроить бизнес-процессы прямо «по ходу дела». Эти меры не всегда обречены на неудачу, но в большинстве случаев серьезно увеличивают сроки и бюджет проекта, значительно снижая его эффективность.

Понять и убедиться в том, что документооборот поставлен — задача зачастую сложная. Необходимы работы по проведению тщательного анализа и оптимизации управленческих регламентов, а, возможно, и серьезный консалтинговый проект. К сожалению, даже сегодня в России далеко не все готовы платить за консалтинговые услуги, несмотря на то, что их результат иногда оказывается в разы полезнее результатов проектов автоматизации бизнес-процессов.

5. «Игра не стоит свеч»

Любой проект по внедрению бизнес-приложения — это, прежде всего, инвестиция. Необходимо четко понимать его риски, цели и планировать результат. Ситуация осложняется тем, что точный эффект от внедрения СЭД оценить едва ли не труднее, чем выполнить сам проект. Тем не менее, сформировать базовое понимание преимуществ, чтобы принять решение: а стоит ли игра свеч? — не только возможно, но и необходимо.

Например, для автоматизации 10 рабочих мест внедрение СЭД кажется не очень удачным шагом. Такой проект вряд ли окупится в обозримом будущем. Намного проще будет обойтись такими инструментами как Microsoft Word, Excel и Outlook.

Кроме того, следует отдавать себе отчет в своевременности такого шага, как внедрение СЭД и четко расставлять приоритеты. К примеру, если в компании не «отшлифована» система ERP, то разумнее будет обратить внимание сначала на нее. Согласитесь, повышение эффективности процесса закупок более целесообразный шаг, нежели автоматизация канцелярии.

Если же решено основательно взяться за процессы документооборота в условиях ограниченного бюджета, возможно, правильным выходом будет поэтапное внедрение СЭД. Качественно поставленный и отдельно автоматизированный процесс даст больший эффект, чем попытка поддаться искушению и пробовать выполнить все требования сразу в условиях жестко ограниченных ресурсов.

Итак, ключевым фактором успешного проекта, является честный и всесторонний ответ на вопрос «Зачем компании СЭД?», грамотный выбор «бизнес-заказчика», а также опытная команда внедрения, роль которой может выполнить как добросовестный подрядчик, так и компетентные сотрудники в штате компании.