Считаем каждую копейку

На что обратить внимание в процессе внедрения учетной системы, чтобы затраченные средства не оказались выброшенными на ветер

В последнее время внедрение ERP-систем становится трендовым направлением деятельности среди разработчиков программного обеспечения. Перед заказчиками возникает вопрос: как внедрить необходимую учетную систему и при этом не позволить внедренцу заработать на данном проекте сверхприбыли?

Внедрение ERP-системы не является необходимым шагом для абсолютно всех компаний. Так же как, в принципе, и не является обязательным использование информационных технологий, компьютерной и оргтехники. Но ее применение очень облегчает и ускоряет работу, делает ее более эффективной, выводит компанию на новый уровень качества и производительности труда. Поэтому в первую очередь компании нужно определиться с вопросом о необходимости модернизации бизнес-процессов с помощью информационных технологий. Если принято положительное решение — приступать к выбору подрядчика, который предложит системный продукт, необходимый именно для вашей компании. Процесс выбора непрост, внедрение затратно с точки зрения как средств, так и времени, но, воспользовавшись опытом компаний, прошедших этот путь, можно облегчить и удешевить каждый из этапов внедрения.

Высокие затраты или низкая эффективность

Стадия выбора внедренческой компании заключается не только в выборе системного продукта и компании, способной на его качественное внедрение, но и в решении непростой дилеммы: высокие затраты или низкая эффективность? Сложность заключается еще и в том, что не всегда дороговизна услуг консультантов соответствует высокому качеству предоставляемых услуг. Но все же промахи зачастую случаются именно в компаниях, пожелавших сэкономить на внедрении информационной системы. Я порекомендовал бы обратить внимание на группу пусть недешевых, но хорошо зарекомендовавших себя подрядчиков (естественно, при этом выбор должен быть экономически обоснован). Поясню свою точку зрения. В последнее время технический прогресс идет не слишком быстрыми темпами в сравнении с предыдущими годами (нововведения в основном касаются усовершенствования уже существующего программного обеспечения). Сейчас нет острой необходимости в частой смене компьютерно-технической базы в связи с ее несоответствием новому ПО. Поэтому компаниям, намеревающимся внедрить ERP, не стоит опасаться перехода других компаний к каким-то концептуально новым программам в ближайшие годы. Можно полагать, что устанавливаемая система на будущие годы будет достаточной для решения задач компании, главное — чтобы она обладала гибкими возможностями.

На сегодняшний день не существует строгой классификации учетных программ. Например, нет ни одного производителя, который специализировался бы на внедрении ERP в определенной области. На мой взгляд, такая специализация имела бы смысл, ведь внедренцы смогли бы овладеть опытом общения с представителями определенной сферы, некоторым багажом знаний относительно специфики данного бизнеса. Все это, несомненно, упростило бы взаимодействие между поставщиком и заказчиком. Тем не менее, на мой взгляд, перед принятием окончательного решения о сотрудничестве целесообразно обратиться за рекомендациями к компаниям, имевшим опыт внедрения учетной системы совместно с данным подрядчиком, даже если их деятельность не имеет ничего общего с вашей. Обратите внимание на то, как давно компания работает на рынке, на протяжении какого периода пользуется этим системным продуктом, насколько эффективным оказалось применение программы, какие модули находятся в использовании, какие оказались не востребованы и т. д.

После выбора системного продукта компанию ожидает период переговоров с поставщиком, немаловажным моментом которых будет определение стоимости проекта. Но и тут не все так однозначно. На сегодняшний день существует тенденция к заведомому сокрытию разработчиками конечной стоимости проекта. Вопрос заключается лишь в том, насколько? Я как представитель заказчика участвовал в разработке ERP-проекта, заявленная изначально стоимость которого в ходе процесса внедрения была превышена в 27 раз! (с 2 млн до 54 млн). Чтобы такого не произошло, предлагаю воспользоваться следующими советами.

1. Выбор информационной системы аналогичен выбору автомобиля — зачастую значительная дельта в цене (например, между автомобилями Opel и Lamborgini) не предусматривает настолько превосходящего набора полезных характеристик. Поэтому для многих автомобилистов по соотношению цена-качество Opel является более предпочтительным автомобилем. Подобный подход более разумный и в выборе системного продукта: всегда мысленно задавайте себе вопрос, стоит ли та или иная система подобных затрат? Не будет ли это потреблением за рамками разумного?

2. Без сомнения, вести переговоры с поставщиками намного легче, если компания развивается согласно стратегическому плану. Когда есть понимание, куда движется компания, легче спрогнозировать возможные варианты развития событий: с системным продуктом и без такового. Затем, оценивая получаемые преимущества, несложно сопоставить их с ценой и сделать выводы относительно целесообразности подобных капиталовложений.

3. Для эффективных переговоров с внедренцем я рекомендую привлечь третью сторону — опытного консультанта, советника, который очертит круг вопросов, подлежащих обсуждению, поможет клиенту сформулировать задачу, оценит последующие ценовые корректировки и предостережет от предсказуемых опасностей.

4. Будьте бдительны — сотрудники (и консультанты) могут быть заинтересованы в том, чтобы вами был сделан выбор в пользу той или иной информационной системы.

Учитывайте мнение будущих пользователей

На этапе разработки важно не только наладить контакт с внедренцем. Не менее критично для успешности проекта добиться эффективного взаимодействия со своими сотрудниками и воспринимать мнение будущих пользователей. В моей практике был такой случай: крупной российской компанией для внедрения ERP-системы были привлечены консультанты из иностранной компании. Им выделили значительный бюджет, который казался оправданным. В результате консультанты очень подробно расписали все бизнес-процессы, разработали рекомендации относительно взаимосвязи отдельных операций, на основе досконального анализа подобрали поставщиков системного продукта. Но при этом совершили огромную ошибку: в процессе разработки не учли мнение сотрудников и даже руководителей подразделений — конечных пользователей. Конечно же, презентация разработанного проекта не прошла успешно — главный бухгалтер выступил с мнением, что система работать не будет, его поддержали другие сотрудники. На тот момент на разработку было потрачено более миллиона долларов. Проект признали несостоявшимся, проектную группу расформировали.

Возможно, недочеты консультантов и не были столь критичными, но сотрудники на тот момент настолько негативно настроились, что реанимация проекта стала слишком затруднительна. Наверняка предварительное обсуждение аспектов работы будущей информационной системы с сотрудниками кардинальным образом повлияло бы на исход ситуации. Поэтому, регламентируя взаимодействие рабочей группы с консультантами, необходимо учитывать, что такое общение носит не только информационный характер, но и декларирует уважение к руководителям подразделений и рядовым сотрудникам, превращая их из оппонентов в союзников.

Итак, для того чтобы не встретить массового сопротивления со стороны подчиненных, постарайтесь на всех этапах внедрения больше вовлекать их в процесс разработки. На начальной стадии проекта достаточно проинформировать сотрудников о том, что со временем они будут использовать в работе новую информационную систему. Еще через некоторое время (месяц–два) ознакомьте сотрудников с набором функций, которые способен выполнять конкретный системный продукт, и переходите к постановке определенных задач.

Важный момент: я не советую финансовым директорам позиционировать себя в компании как главного инициатора проекта, дабы не становиться для сотрудников олицетворением тех трудностей, с которыми им придется столкнуться. С психологической точки зрения, людям проще будет сотрудничать с CFO, если они осознают, что принципиальное решение исходит свыше.

И не стоит забывать о главном правиле внедрения проекта: не навредить! Если компания прибыльна (а в противном случае необходимо не внедрение ERP, а санация предприятия), постарайтесь корректировать бизнес-процессы очень осторожно. В связи с этим я считаю более предпочтительным вариантом поэтапное внедрение информационной системы.

Версия для печати