Вопросы организации юридически значимого документооборота

Вступление

Прежде, чем приступить к обсуждению плюсов и минусов электронного документооборота (ЭДО) и тех мифов и легенд, которые его уже сопровождают, скажем несколько слов о том, что такое ЭДО в России.

За последние 4 года законодательство в России претерпело определенные изменения, позволяющие компаниям перейти на электронные первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Приняты изменения Налогового Кодекса, позволяющие рассматривать электронные счета-фактуры, переданные по телекоммуникационным каналам связи, как равноценные оформленным на бумаге. Сюда же относится закон 63-ФЗ, описывающий стандарты электронной подписи, используемые при ЭДО, и целый ряд других законов, описывающих форматы счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и актов об оказании услуг, а также алгоритмы их обработки, используемые для придания юридической значимости.

Документы, форматы и структура которых предложены Министерством финансов и описаны в соответствующих законах, называются формализованными. Полный список законов приведен в конце статьи.

Законодательством определены форматы и сценарии отправки первичных документов, которыми необходимо пользоваться, чтобы на выходе получить юридически значимый электронный документ. В частности, для ТОРГ-12 и акта об оказании услуг электронный документ должен состоять из двух частей (титула продавца и титула покупателя), каждая из которых должна быть подписана соответствующей стороной. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» описывает форматы накладной ТОРГ-12 и акта об оказании услуг.

Для счета-фактуры алгоритм обработки документа представлен Приказом N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» от 25 апреля 2011 г. В этом приказе впервые вводится понятие Оператора электронного документооборота (Оператора ЭДО) – он становится центральной фигурой в предоставлении компаниям услуги юридически значимого электронного документооборота. Присутствие Оператора ЭДО в качестве посредника между отправителем и получателем счета-фактуры является необходимым условием для юридической значимости счета-фактуры. Роль оператора ЭДО при обработке счета-фактуры в основном заключается в том, что оператор подтверждает дату и время получения и отправки счета-фактуры, тем самым решая вопрос о датах выставления и получения счета-фактуры.

Для оказания услуги ЭДО оператор обычно предоставляет своим клиентам (компаниям-участникам ЭДО) систему внешнего документооборота (систему ЭДО). С помощью этой системы клиенты могут загружать и подписывать документы, отправлять их контрагентам,контролировать статус доставки и обработки. В системе ЭДО электронный документ приобретает юридическую значимость, так как он представлен в соответствующем требованиям законодательства формате, подписан ЭП по установленным правилам и доставлен по алгоритму, который должен использоваться для этого документа. В системе ЭДО обычно есть как интерфейс компании-участника ЭДО, так и интерфейс Оператора ЭДО. В интерфейсе участника ЭДО компания-клиент оператора отслеживает свой документооборот юридически значимых документов с контрагентами. В интерфейса оператора, соответственно, Оператор ЭДО отслеживает процесс оказания услуги клиентам: подключает компании, проводит мониторинг услуги, выставляет счета…

Теперь несколько слов об электронной подписи. Для того, чтобы документ бухгалтерского или налогового учета был юридически значимым, необходимо использовать электронную подпись вида «усиленная квалифицированная». Подпись должна создаваться с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно – ФСБ РФ. Гарантом подлинности в данном случае выступает сертификат ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, причем УЦ должен быть обладать статусом доверенного УЦ ФНС.

С помощью электронной подписи осуществляется:

• аутентификация подписанта (он однозначно идентифицируется и не может отказаться от авторства)
• контроль целостности документа и защита от изменений.

Как перечисленные свойства электронной подписи, так и ее безопасность обусловлены определением ЭП, технологией ее изготовления и процессом применения. Например, подлинность подписи и невозможность отказа от авторства объясняется тем, что в электронной подписи используется закрытый ключ, известный только владельцу сертификата ключа ЭП.

В этой статье обсуждаются проблемы электронного документооборота, на той стадии, когда компания рассматривает принятие решения о переходе на электронные оригиналы счетов- фактур и документов бухгалтерского учета.

Зачем нужен электронный документооборот?

Не секрет, что, когда мы анализируем плюсы и минусы электронного документооборота между компаниями, в первую очередь говорим о процессе доставки документа.

Почему так? Потому что мы привыкли рассматривать электронный документ, которым компания сопровождает поставку товаров/ услуг, как некий пакет, который должен быть передан с рук на руки или доставлен по почте. И мы наделяем его всеми соответствующими свойствами.

Не случайно многие операторы ЭДО в своих рекламных кампаниях предлагают сравнить цену доставки пакета почтой и доставки электронного пакета через оператора. Скажите, пожалуйста, а вы пользовались почтой для доставки первичных документов?

Сразу исключим те компании, которые доставляют либо продают товары: все первичные документы они передают либо вместе с поставкой, либо непосредственно на руки покупателю, если покупатель сам приехал за товаром. Возможно, доставка почтой актуальна для услуг, но в моей практике, если поставщик и потребитель услуг встречаются, – а это очень часто происходит при оказании услуг – они передают документы из рук в руки. А еще документы доставляют с курьером. Из всего вышесказанного следует, что первичку, возможно, и доставляют по почте, но далеко не все и не всегда.

Итак, корректно о ли сравнивать электронный документ с почтовым отправлением? В том-то и дело, что некорректно анализировать преимущества ЭДО, пользуясь только критерием доставки: так мы получим неверную картину, так как у ЭДО есть много преимуществ помимо доставки.

Однако попробуем все-таки сравнить доставку бумажного и электронного документа, имея в виду, что это не единственный критерий. Правомернее говорить обо всем комплексе свойств электронного документа и о преимуществах, которые можно извлечь из его использования.

Отдавая должное почтовому отправлению или доставке документов из рук в руки, можно сказать, что в использовании этого способа есть одно неоспоримое преимущество: он проверен веками. Для использования этого способа доставки не нужно внедрять новые технологии, подключаться к электронным услугам, адаптировать менталитет сотрудников. И отсутствует риск стать заложником технологии, которая только начинает свой путь на рынке. Однако, в этом случае не приходится и говорить о преимуществах и эффективности.

Самое главное преимущество доставки электронного документа – это, конечно, скорость: получение документа занимает считанные секунды и, при наличии получателя, происходит гарантированно. Сравним с рисками бумажного документа: он может потеряться навсегда или на время, могут выпустить новый документ взамен потерянного, перепутать версии, и т.п. - в общем, может возникнуть масса проблем, на решение которых потребуется немало времени.

В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?

1. В случае ошибки документ можно срочно переделать. Пример: покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или даже раньше. Если документ не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом поставщику. Поставщик оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его. Длительный процесс переоформления документов, составления актов сверки не понадобится.
2. Появляется реальная возможность иметь оригиналы документов, подтверждающих затраты, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным. В результате компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден – снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
3. Так как обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем (все документы и статусы их обработки мгновенно отражаются в системе ЭДО), нет разночтений и путаницы.

Но мгновенная (и гарантированная) доставка - это не единственное преимущество электронного документооборота между компаниями.

Одно из прекрасных свойств оригинального электронного документа в том, что его можно хранить в электронном виде. И не нужен бумажный архив: ведь если оригинал документа представлен в электронном виде , то хранить его нужно тоже в электронном виде. Нет смысла хранить бумажную копию – она ведь не является оригиналом.

При получении запроса ФНС налогоплательщик будет формировать выборку оригинальных документов из электронного архива. Каждый оригинальный электронный документ будет состоять из самого документа (в xml-формате, если речь идет о формализованном документе), его электронной подписи (или подписей) и квитанций, относящихся к этому документу. Для дополнительного удобства просмотра выбранных документов в выборку можно также включить визуальное представление формализованных документов (к каждому xml- файлу будет приложена картинка – документ в человеко-читаемом виде). Выборку электронных документов ФНС загрузит в свою систему. Благодаря тому, что форматы формализованных документов для всех едины, ФНС имеет возможность читать такие документы и анализировать их в своих системах.

Когда говорят о том, что «бумажный архив все равно нужен, пока не получается полностью избавиться от бумаг», имеют в виду, конечно же, те документы, которые не переведены в электронный вид. Это может быть транспортная накладная, которая передается водителю при сопровождении груза, и, возможно, определенные сертификаты товара. Перевод остальных документов в электронный вид – вопрос договоренности между компаниями. Для большинства документов не определен формализованный вид, однако контрагенты могут подписывать такие документы (их визуальное представление) электронной подписью, что сделает эти документы юридически значимыми. Таким образом, практически все документы , относящиеся к поставкам товаров/услуг, можно перевести в электронный вид. И положить их в электронный архив.

Преимущества электронного архива перед бумажным, в свою очередь, очевидны. Все документы можно хранить в электронном виде, вместе с подтверждающими их электронными подписями. Можно компактно хранить на серверах, а не в пыльных шкафах, и не платить за аренду хранилища документов. Можно пользоваться всеми преимуществами электронного архива документов: быстротой поиска, дешевизной и быстротой обработки запросов, распределенным доступом, безопасностью. При этом одно из основных преимуществ электронного архива налоговых/ бухгалтерских документов – минимальное время составления выборок оригинальных документов для контролирующих органов: этот процесс происходит за считанные секунды. Нужно только ввести параметры выборки.

Итак, первое преимущество – это отказ от бумажного архива оригиналов документов и всего, что за ним стоит. А вместо бумажного архива – электронный со всеми его плюсами.

Еще один аргумент в пользу электронного документооборота – более высокая вероятность получить корректный пакет документов, – если , конечно правильно построить процесс.

В бумажном процессе обычно документы доставляют одним пакетом, чтобы два раза не отправлять. Если в накладной ошибка, легче переделать сразу оба документа и отправить еще раз. В электронном процессе все по-другому. Пришедшие документы могут содержать ошибку. От подписания накладной можно отказаться, но если покупатель товара/услуги уже получил счет-фактуру, то он обязан провести его в учетной системе, пусть даже при этом он просит в уведомлении об уточнении скорректировать документ.

Поэтому электронный процесс разумно строить так: сначала обе стороны подписывают накладную/акт (благо, что документ доставляется мгновенно, а в случае, если получатель не согласен с изначальным документом бухучета, он вправе попросить выслать откорректированный). Потом вслед за накладной/актом отправляется уже корректный счет- фактура, сделанный на основании корректного документа бухучета. При этом в системе ЭДО оба документа связываются в один пакет, для того, чтобы обе стороны, а в первую очередь получатель, знали, к какой поставке относится счет-фактура.

Связывание счета – фактуры и документа-основания происходит следующим образом: перед отправкой счета-фактуры отправитель выбирает из списка накладных ТОРГ-12 или актов нужный документ-основание. Поиск нужного документа в списке осуществляется по стандартным критериям поиска: контрагенту, дате. После того, как связывание произошло, при просмотре характеристик документа всегда можно будет увидеть, какие документы связаны с ним. Например, когда покупатель получает счет-фактуру, он видит, к каким документам поставки этот документ относится. Привязывание корректировочных/исправительных счетов-фактур к коректируемому счету-фактуре происходит автоматически.

Результат: покупатель с большей вероятностью получает уже правильные документы.

Экономия на операциях за счет уменьшения количества ошибок

Электронный документооборот, если мы говорим о формализованных документах, гарантирует единообразие документов. Так как документы одного вида имеют одинаковую структуру, и она проверяется системой ЭДО, это позволяет сключить ошибки, связанные с неправильным оформлением или форматами – а это , между прочим, составляет около 20% от общего объема ошибок при бумажном документообороте. Конечно, ЭДО не защищает от ошибок в документах по существу: например, таких, как, ошибка в цене. Но при должной степени автоматизации эти ошибки можно отслеживать в системах покупателя в автоматическом режиме. Например, при получении накладной xml -файл документа можно загрузить в систему управления товарами покупателя и сразу же сравнить цены в накладной и в системе. Если цены не совпадают (например, в систему заведены цены из приложения к договору, а в указана другая цена, которая в договоре не была обозначена), то система выдает ошибку. В этом случае покупатель может связаться с продавцом, сообщить о неправильных ценах и затребовать правильный документ.

Контроль документооборота

Во-первых, все входящие и исходящие документы фиксируются в едином источнике – системе ЭДО. Благодаря этому мы точно знаем, что отправляли и что получали. Это позволяет контролировать документооборот и избежать потери документов. Как это работает: в системе ЭДО отражаются абсолютно все документы, которые отправляются через оператора ЭДО. Документы идут списком, отправленные документы обычно упорядоченны по времени отправки. Напротив каждого документа указан статус его обработки: например, был ли документ получен, требуется ли подпись. Документ невозможно удалить из системы, можно лишь переместить в архив или изменить статус. Именно поэтому, если документ прошел через систему, его уже невозможно потерять.

Также уменьшаются издержки на поиск документов и безопасность: в системе ЭДО достаточно набрать критерии поиска (контрагент, дата), и оригинальный электронный документ будет найден за доли секунды. Можно так же быстро скопировать документ в папку или сделать выборку документов. Что касается безопасности, в электронном виде документы менее уязвимы , чем в бумажном. При должной организации процедур защищенного доступа к файлам автоматически контролируется доступ. Кроме того, их невозможно «вытащить из папки и не вернуть», как это часто бывает с бумажными документами – копиями и, что еще хуже, оригиналами. Экономия на процессах обработки документов. Так как в автоматизированной системе ЭДО все операции с документами (выборки, отчеты, выгрузка в учетную систему…) делаются за доли секунды, очевидна значительная экономия времени и человеческих ресурсов, необходимых для выполнения этих операций. Конкретные суммы , сэкономленные в каждой компании, будут зависеть от организации процессов, количества и стоимости персонала, занятого в ручных операциях при бумажном документообороте.

И, наконец, пара слов о прекрасных свойствах интеграции

Если документ автоматически загружается в систему – а это возможно для формализованных электронных документов при условии интеграции с учетной системой – то можно автоматизировать не только ручной ввод (и минимизировать ошибки, связанные с ним), но и проверку ошибок. Выше был описан пример проверки цен в накладной – он как раз иллюстриует, как это организовать при условии интеграции системы ЭДО с системой управления товарами.Уже сама по себе автоматизация загрузки документа дает большую экономию на процессах, связанных с вводом документов в систему, и корректировках неправильно введенных документов. Как я уже говорила выше, формализованный документ имеет четкую, законодательно определенную структуру, и его соответствие этим требованиям проверяетс я системой ЭДО. Поэтому все документы, прошедшие через систему ЭДО, гарантированно имеют правильную структуру – а значит, можно настроить их автоматическую загрузку в учетную систему. Стыковка систем для автоматизации обмена данными между ними называется интеграцией. Когда системы связаны друг с другом, документы, прошедшие проверку на правильность структуры, можно загружать в систему управления предприятием автоматически и таким образом получать экономию за счет снижения объема операций ручного ввода и минимизации ошибок при таком вводе.

Все это вовсе не означает, что людей, занятых вводом документов, нужно будет немедленно уволить (нет, мы не хотим роста безработицы!): персонал, занятый в таких процессах, можно будет переориентировать на другие задачи и дать, таким образом, возможность роста.

Мифы

Миф 1.

«Только для счета-фактуры законодательство требует присутствия оператора ЭДО. Накладную или акт можно отправлять самостоятельно, без оператора – всего-то требуется подписать документ электронной подписью и отправить электронной почтой. Заодно и сэкономим на услугах оператора».

Да, отправка накладной или акта не требует обязательного присутствия посредника – оператора ЭДО. И действительно можно отправить документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, даже по электронной почте ( для этого не нужна специальная система). Но при этом теряется возможность использовать все преимущества и выгоды системы ЭДО.

Рассмотрим следующий пример: накладная и счет-фактура поступают к покупателю через разные системы. Например, организация отправляет счета-фактуры через систему ЭДО оператора ЭДО, а накладные отправляются по электронной почте.

В этом случае, сэкономив на услугах оператора по отправке накладных, можно получить следующие проблемы: движение документов в разных системах будет не синхронизировано. Счет-фактура может прийти раньше накладной.

Так как покупатель получает документы отдельно, они не связаны между собой. Это влечет затрату времени на поиск и трудности в распознавании счета-фактуры на стороне покупателя, а значит, и увеличение затрат на эти процессы.

Непросто организовать группировку документов в пакеты , если документы идут через разные системы. Также в этом случае отсутствует единый источник контроля над документооборотом.

Миф 2.

«Мы хотим, чтобы у нас все документы перемещались пакетами (накладная + счет-фактура), как было раньше: документы были на бумаге, и перед поставкой мы печатали их и отправляли вместе с поставкой».

Отправлять сразу два документа в одной связкепроблематично, поскольку у накладной и счета-фактуры разные алгоритмы доставки и формирования юридически значимого документа. К тому же на накладной/акте должно быть 2 подписи, а на счете-фактуре – только подпись отправителя. Поэтому физически документы отправляются и обрабатываются отдельно друг от друга. Но это не проблема, если в системе ЭДО реализована функция связывания документов в пакеты. В этом случае документы физически перемещаются отдельно, но они связываются перед отправкой счета-фактуры и в системе будут ссылаться друг на друга.Более того, даже если бы можно было отправить документы вместе, велика вероятность принять счет фактуру, правильность которого не гарантирована до известной степени подписанным документом бухучета. Поясню: как только счет-фактура поступает к получателю, немедленно формируется и подписывается квитанция о ее получении. Если квитанция о получении сформирована, получатель уже обязан отразить счет-фактуру в учете, даже если документ неправильный. В этом случае придется использовать механизм уведомления об уточнении и последующих корректирующих документов, чтобы прийти к правильному документу. Поэтому рекомендуется сделать так: сначала обе стороны подписывают накладную или акт, а потом на основании подписанного документа бухучета формируется счет-фактура, которая наверняка будет правильной и не потребует дальнейших корректировок. Благодаря тому, что в ЭДО доставка происходит мгновенно, компании смогут позволить себе уменьшить таким образом количество неправильных документов и последующих исправлений. Таким образом, в процессе ЭДО то факт, что документы доставляют отдельно, не критичен: ведь их можно соединить в пакет в системе ЭДО, где все документы, как изначальные , так и скорректированные, связаны друг с другом.

И здесь важно отметить один нюанс, часто возникающий в проектах по внедрению электронного документооборота. Вовсе необязательно (неэффективно, а порой и просто невозможно!) стремиться сохранить такие же процессы, которые сложились для традиционного, бумажного документооборота. Выше уже были приведены примеры их значительных отличий.

Миф 3

«Мы раз и навсегда установили наши бизнес-процессы и теперь работаем в эффективном режиме. Мы за то, чтобы внедрить ЭДО, но давайте не будем трогать наши бизнес-процессы»

Увы. Если не провести ревизию бизнес-процессов, можно упустить львиную долю преимуществ ЭДО. При внедрении ЭДО нужно отказаться от шаблонов, связанных с бумажным документооборотом и, в некотором роде, постараться перейти на другой уровень работы с бизнес-процессами.

Самый простой пример: в бумажном документообороте получателю стандартно высылается пакет документов – например, акт, счет, счет-фактура. Подразумевается , что лучше выслать все документы вместе: ведь, если в них будет ошибка, все документы отправятся в корзину, и поставщика попросят переделать весь пакет.

В ЭДО процесс получения некоторых документов (например, счета-фактуры) фиксируется оператором. И поэтому полученный неправильный счет-фактуру нельзя так просто выбросить в корзину. С другой стороны, всегда можно попросить аннулировать счет-фактуру в системе, исправить акт и выслать скорректированный документ, причем его получение займет секунды. Первый стадией проектов по переходу на ЭДО всегда является анализ бизнес-процессов: необходимо оценить, как их можно изменить, чтобы пользоваться преимуществами электронной доставки в полной мере.

Распространенные вопросы и опасения на тему внедрения ЭДО

ЭДО – совершенно новая тема для многих наших заказчиков, но мы уже можем выделить некоторые наиболее распространенные вопросы и опасения.

1. Что делать, если документ затребуют в суде? Как же суд примет электронный документ, ведь суды не могут обрабатывать xml-файлы, у них нет соответствующих программ.

   - Очень просто: нужно распечатать документ в человеко-читаемом виде, приложить к нему распечатку электронной подписи, все подтверждающие квитанции (если это счет-фактура), и заверить распечатанный документ обычной подписью ответственного лица компании. Это будет равносильно представлению оригинала. Поэтому, во избежание ненужной работы, программы по обработке форматов первичных документов едва ли понадобится устанавливать в судах.

2. Что будет, когда срок действия сертификата ЭП, которой подписан документ, истечет? Не перестанет ли документ быть юридически значимым?

   - Если документ был подписан действующим на момент подписания сертификатом и в результате соблюдения всех требований законодательства по структуре и обработке документа стал юридически значимым, он останется таким, даже если срок действия сертификата истечет. Был ли сертификат ключа ЭП действителен на момент подписания, можно проверить при обращении в УЦ – а если УЦ уже не существует, при привлечении соответствующей экспертизы.

При этом нужно помнить, что для счета-фактуры свои правила юридической значимости, для накладной и акта – свои, а для договора эти правила будут совсем другими. Правила – это формат, схема отправки/получения документа, вид ЭП, которой можно его подписывать. Но здесь речь идет скорее не юридической значимости документа, а именно о том, будет ли подпись действительна после истечения срока сертификата.

Итак, в момент подписания сертификат ЭП должен быть действительным (то есть, не должен быть в списке отозванных). Подписывание действительным сертификатом – ответственность подписывающей компании. Однако в отслеживании факта действительности сертификата компаниям обычно помогают удостоверяющие центры, выдавшие сертификаты. Сообщить о том, что сертификат станет недействительным, - это обязанность выдавшего его УЦ.

Для того, чтобы проверить действительность ЭП, удостоверяющий центр оператора ЭДО будет проверять список отозванных сертификатов, относящийся к УЦ, выдавшему сертификат. Сертификат ЭП может быть отозван по разным причинам: у организации сменились реквизиты (например, ИНН или название), сменилось лицо, имеющее право подписи, сломался носитель, на котором находился сертификат ЭП, и т.д. В этих случаях организации получают новые сертификаты, а прежние сертификаты отзываются. Список отозванных сертификатов публикуется на сайтах УЦ, выдавших сертификаты. Представители компаний могут самостоятельно проверить, отозван ли сертификат. Но обычно функция проверки валидности сертификатов есть в системах ЭДО.

Предположим, вопрос о юридической значимости документа возник через несколько лет после того, как сертификат утратил действительность. Предположим, что даже УЦ, выдавшего сертификат, больше не существует. В этом случае будет проведена экспертиза по подписи на документе. Экспертиза проводится экспертами по криптографии и другими уполномоченными лицами, которых привлекает суд при удостоверении правильности оформление подписи на документе.

3. Как же мы сможем выставлять счета-фактуры задним числом? Что делать, если документ должен относиться к предыдущему периоду?

   - Если период закрыт и декларация по НДС подана, то ничего уже не поделаешь. В 21 главе Налогового Кодекса ясно и вполне конкретно говорится: счет-фактура является документом, служащим для применения налоговых вычетов. В соответствии с последними изменениями в НК, срок, когда счета- фактуры должны быть отражены в счетах компании, увеличен: счета- фактуры должны быть выставлены и получены до 20го числа месяца, следующего за отчетным, то есть до даты подачи налоговой декларации . Дата выставления счета подтверждается оператором ЭДО.

В заключение хотелось бы сказать, что сервис юридически значимого ЭДО – это огромные возможности оптимизации бизнес-процессов и упрощения обработки документов. Возможность отказаться от перемещения документов между компаниями в бумажном виде – лишь одна из них. Так, ФНС принимает не только регулярную отчетность, но уже и книги покупок/продаж, а также выборки первичных оригинальных документов в электронном виде. Порядок истребования и представления документов в электронном виде регулируется Приказом от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ «Об утверждении порядка направления требования о представлении документов(информации) и порядка представления документов (информации) по требования налогового органа в электронном виде по телекомуникационным каналам связи».

Возможность формирования выборок документов по запросу ФНС нажатием одной кнопки, и отправка требуемых документов в ФНС по каналам связи – это большой шаг по оптимизации операций по работе с отчетностью и коммуникации с ФНС.

И еще один нюанс: для того, чтобы эффективно внедрить ЭДО, необходимо задействовать представителей всех подразделений, чьи бизнес-процессы задействованы во входящем и исходящем документообороте. Бухгалтерия и финансовые подразделения, а также, возможно, склад, логистика , или отдел продаж – все отделы , задействованные во входящих/ исходящих поставках товаров/услуг, смогут сформировать предметные требования к новым процессам ЮЗ ЭДО. Уже на этапе планирования важно собрать и учесть эти требования и соотнести их с долгосрочными целями и задачами компании-заказчика.

Например, ситуация может быть такой. Организация оказывает услуги клиентам. Традиционно, по корпоративной политике все акты по оказанию услуг формируются в системе обслуживания клиентов. Отдел по работе с клиентами предлагает создать электронный портал оказания услуг клиентам. Предполагается, что как сторона, оказывающая услуги, так и заказчики будут подписывать акты на портале.

В то же время , бухгалтерия заинтересована в том, чтобы получать счета-фактуры в формате xml из 1С, и отправлять их заказчику через систему ЭДО.

В этом случае отделам нужно договориться между собой. Поскольку более эффективно использовать систему ЭДО для всех внешних коммуникаций (при этом документы будут связываться в системе ЭДО, и заказчик будет получать документы в более удобном виде), то рекомендуется интегрировать систему обслуживания клиентов с системой ЭДО, и подписывать акты об оказании услуг не на отдельном портале, а в системе ЭДО, интерфейс которой тоже может быть реализован как тонкий клиент (портал).

Как учитывать эффективность перехода на ЭДО? Когда мы говорим о стоимости ЭДО, разные операторы предлагают разные тарифы – до 5 руб за документ, предоставляют специальные тарифы, скидки. Чтобы определить выгоды от внедрения ЭДО, нужно понять, какие процессы работы с поставщиками/клиентами и какие системы будут оптимизированы, а также учесть скорость перехода на ЭДО с разными контрагентами.Понять потенциальную (а впоследствии – реальную) экономию можно, сравнив затраты ресурсов на уже привычные и альтернативные методы работы. Поскольку компании используют разные системы и процессы работы, для всех эти суммы будут разными.В заключение хотелось бы заметить, что технология ЭДО новая, но потребность в таких решениях высока, и поэтому развивается она очень быстро. Использование ЭДО несет реальную выгоду, но для ее достижения нужно проделать определенную работу: убедить контрагентов, пересмотреть сложившиеся практики работы. Некоторые процессы (как, например, процесс работы со счетом-фактурой) пока кажутся усложненными, но наработанная практика поможет их упростить, как это уже случалось с другими аспектами автоматизации бухгалтерии и финансового учета.

Список релевантных законов:

• Федеральный Закон № 229-ФЗ от 27 июля 2010 об изменениях в НК РФ по ЭСФ
• Приказ от 25 апреля 2011 г. N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»
• Приказ ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168 о порядке представления электронных документов в ФНС
• Федеральный Закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г «Об электронной подписи»
• Постановление от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»
• Приказ ФНС № ММВ-7-6/36 от 30.01.2012 «Об утверждении форматов служебных документов, используемых в документообороте ЭСФ».
• Приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета … счетов-фактур, книги покупок и книги продаж…», вступил в силу 23.05.2012
• Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде.
• Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619 Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС.
• Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (накладные и акты)
• 134-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям« от 28.06.2013
• ММВ-7-6/658@ О внесении изменений в приказы ФНС России от 27 декабря 2013 г.
• Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и статью 12 Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям"».

Версия для печати