Требования к бухгалтерии «на стороне»

Аутсорсинг бизнес-процессов – довольно новое понятие для России. Наиболее востребованы на данный момент аутсорсинг финансовых и бухгалтерских функций, аусорсинг расчета заработной платы, а также кадрового делопроизводства.

«Сопутствующие» услуги

Прибегнуть к аутсорсингу бухгалтерских услуг и услуг по расчету заработной платы можно только в том случае, если компания готовит «белую» отчетность. Дело в том, что аутсорсер берет на себя ответственность за защиту результатов работы перед государственными инстанциями: налоговыми органами, фондами социального и пенсионного страхования. Исходя из этого, можно отметить первый плюс работы с аутсорсером – упрощение процедуры прохождения налоговых проверок. По доверенности аутсорсер сдает в соответствующие инстанции все необходимые документы клиента и защищает их.
Также в обычную практику входят консультации по налогообложению, которые клиенту предоставляет аутсорсинговая компания. Ее специалисты отслеживают все изменения законодательства и корректируют в соответствии с ними документы заказчика. Это позволяет не отрывать руководство организации от более важных задач. Ведь такие функции, как расчет заработной платы, ведение бухучета и кадрового делопроизводства не являются стратегическими для компании и не дают каких-либо конкурентных преимуществ. Таким образом, аутсорсинг позволяет сфокусироваться на основном бизнесе.
Еще одним преимуществом передачи бизнес-процессов на аутсорсинг является снижение затрат. В среднем, стоимость услуги ведения бухгалтерии провайдером выше заработной платы квалифицированного специалиста. На первый взгляд может показаться, что переплачивать за выполнение работы бухгалтера невыгодно, но это не всегда так. При сравнительном анализе нужно учитывать не только размер его заработной платы. Не стоит забывать про амортизацию оборудования, аренду офиса, поддержку и совершенствование программного обеспечения, повышение квалификации сотрудников и т. д. Помимо этого, для действительно качественного выполнения работы нужны не только бухгалтеры, но и юристы, а также специалисты по кадровому оформлению. В результате требуется значительный штат.

Зоны ответственности

Необходимо учесть и тот факт, что передача бизнес-процессов на аутсорсинг – это взаимное сотрудничество заказчика и поставщика. В договоре следует тщательно разграничить ответственность клиента и провайдера за выполнение тех или иных операций. Именно поэтому в практику аутсорсинговых компаний входит составление Приложения к договору возмездного оказания услуг (см. таблицу).

Ответственность сторон, прописанная в Приложении к договору оказания услуг по ведению бухгалтерии

1. Как правило, при оказании услуг по ведению бухгалтерии, компания-провайдер берет на себя такие функции, как: ведение Главной книги и налогового учета, работа с банком. Аутсорсинговая компания также разрабатывает и корректирует учетную политику клиента, по желанию заказчика занимается налоговым планированием. Естественно, в договоре прописываются сроки получения данных для расчета и предоставления результатов работы клиенту.

Руководство компании-заказчика должно до конца понимать принцип работы аутсорсера, саму концепцию аутсорсинга. Передача той или иной функции на аутсорсинг не подразумевает под собой принцип «отдать и забыть». Следует постоянно поддерживать связь с провайдером, налаживать партнерские, доверительные отношения. Для того, чтобы аутсорсинг не отторгался компанией как нечто инородное, потребуются усилия как со стороны провайдера, так и со стороны клиента. В частности, в интересах  компании-заказчика разъяснить своим работникам положительные стороны перехода на аутсорсинг. Показать, что сотрудники получат возможность просматривать свои расчетные листки через Интернет, запрашивать справку по форме 2-НДФЛ (например, для оформления кредитов), задавать вопросы по результатам расчета своей заработной платы и т. п.

Признаки профессионализма  

С отрицательными моментами аутсорсинга бизнес-процессов заказчик может столкнуться в том случае, если выбранный провайдер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Результатом может стать неправильный расчет, несвоевременность платежей, потеря данных и т. д.
Профессиональный провайдер услуг, как правило, характеризуется наличием методики и методологии работы, которые накапливаются с опытом, а также наличием качественной технологической платформы. Во избежание оказания некачественных услуг необходимо также обратить внимание на существование у аутсорсера четкой модели сотрудничества. В нее входят: процедура обмена данными между клиентом и провайдером, программа контроля над вводом данных, обеспечение конфиденциальности информации и разграничение уровня доступа к ней.
Конечно, удостовериться в качестве предоставляемых услуг до их непосредственного оказания очень сложно. Услуга – это не товар, качественные характеристики которого можно изучить прежде, чем купить. Услуга возникает в процессе, и гарантией надежного провайдера может служить, в основном, имеющийся пул клиентов и их рекомендации.

Модель сотрудничества

Для ведения бухгалтерского учета первичную бухгалтерскую документацию необходимо регулярно предоставлять компании-провайдеру. Ежедневно аутсорсеру отправляются только копии бумаг (в основном в электронном виде). Оригиналы же передаются в конце месяца. В целях безопасности в компаниях-аутсорсерах действует система разделения доступа к информации, авторизация каждого сотрудника, ведется логирование всех операций с документами и электронной почтой. Аутсорсер обычно проводит семинары, на которых разъясняет персоналу клиента основные требования к оформлению и подготовке первичной документации.
При передаче на аутсорсинг функции оплаты счетов наиболее эффективно использовать систему «банк-клиент». В ней аутсорсер подготавливает платежные поручения, а генеральный директор компании-клиента получает право авторизовать какой-либо платеж или отложить его.
Обмен данными при расчете заработной платы у профессионального провайдера состоит, прежде всего, в гибком подходе к получению информации. В настоящий момент для сбора сведений, необходимых для расчета зарплаты и учета рабочего времени, часто применяется ввод данных через Интернет. Такой подход более всего удобен для клиентов, работающих в удаленном режиме, в регионах.

Безопасность информации

Вопрос безопасности и конфиденциальности данных - один из первых, на которые обращает внимание заказчик, задумываясь о передаче бизнес-процессов на аутсорсинг. Большинство аутсорсеров с пониманием относятся к подобным опасениям и прописывают в договоре дополнительные страховочные пункты с целью предотвращения утечки информации. Содержание таких пунктов зависит от оказываемой услуги и отдельно оговаривается с клиентом. Все сотрудники аутсорсинговой компании должны в свою очередь подписать внутренние документы о неразглашении информации. При желании клиент может попросить ознакомиться с должностными инструкциями сотрудников компании-аутсорсера, с положениями о сохранении конфиденциальной информации.
Профессиональный поставщик услуг непременно инвестирует в совершенствование своей ИТ-системы. При выборе аутсорсера необходимо уделить этому моменту особое внимание. Его  внутренняя корпоративная сеть должна быть защищена от проникновения через открытые каналы связи с помощью межсетевого экрана. На серверах и рабочих станциях компании должен быть установлен антивирусный комплекс, который обеспечивает защиту от проникновения вирусов через внешние носители и посредством электронной почты.

Материальная ответственность провайдера

Вопросы качества четко прописываются в «Соглашении об уровне обслуживания». В нем указываются такие параметры, как: процент допустимых ошибок, скорость и время подачи результатов работы, быстрота реакции. Ошибок при оказании аутсорсинговых услуг в принципе быть не должно. Клиент редко соглашается на какой-либо процент ошибок. Если же такого рода ситуации возникают, то компания-провайдер несет материальную ответственность. Размер возмещения ущерба прописывается в договоре. Провайдер самостоятельно и полностью возмещает материальный ущерб, причиненный клиенту. Под ним подразумевается ущерб, причиненный непосредственно в результате документально подтвержденных действий провайдера, невыполнения или ненадлежащего выполнения им обязательств по договору. Однако невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств не считаются ущербом, если они являются результатом приостановления процесса оказания услуг. Кроме того, компания-провайдер, как правило, имеет договор страхования профессиональной ответственности со страховой компанией.

Версия для печати